團客業務助理[] / []

職業心智圖
團客業務助理
團客業務助理_職業心智圖

團客業務助理 (休閒業|飯店旅館|業務部)  飯店旅館提供旅客們舒適、安全且衛生的住宿設施,以四星級以上的飯店來說,除了提供旅客精緻貼心的服務及清潔、安全、衛生優良且舒適的住宿設施之外,還會設有二間以上餐廳、旅遊商務中心、宴會廳、會議室、運動休憩及全區智慧型網路服務等設施。飯店旅館的部門一般可能有客房部、房務部、餐廳部、宴席部以及業務部等,並依旅館設施和營運服務而有不同的工作和職務需求。

飯店旅館的團客業務人員大部份時間都在外頭拜訪客戶,主要任務是開發團體住房的業務。業務助理是負責協助業務人員的輔助型職務,重點工作說明如下:

  • 在辦公室協助接聽客戶電話。
  • 追蹤並回覆客人問題,避免客戶轉移訂單。
  • 與其他部門溝通或開會,處理團體下訂後之相關業務。

當業務助理從業務人員獲知客戶團體已成團時,會開始在飯店內協助處理後續的作業流程,像是合約準備、訂金收取、系統更新團體資訊以及與各部門溝通處理訂單的後續工作等,讓業務人員可以有更多時間去開發更多的業務。

職場

年度工作目標
   藍色   飯店業務協助(60%)
紅色   成案後續作業(20%)
橘色   例行文書溝通(20%)
日常工時比重
   藍色   客戶追蹤與服務(50%)
紅色   成案後續相關作業(40%)
橘色   文書作業與歸檔(10%)

績效評核

飯店業務協助(60%):在初步了解客戶的住宿或會議需求後,再請業務人員報價,後續並協助出具報價書及追蹤客戶。衡量標準為回覆速度、報價單正確、追蹤進度等。

成案後續作業(20%):協助已確認團體的後續作業,包括合約簽訂、訂金與尾款追蹤、住宿名單確認、會議時程安排等。衡量標準為團體資料與作業的完整度。

例行文書溝通(20%):執行辦公室例行文書作業,以及與其他部門之間的溝通工作。衡量標準為準確度、協調能力等。

工作內容

客戶追蹤與服務(50%):接聽客戶來電、回覆郵件以及追蹤客戶等。在報價部分,若是已簽訂合約價的公司,業務助理可以自行協助回覆,否則還是必須交由業務人員來進行報價,折扣部分也是必須詢問過主管,才能回報給客戶。

成案後續相關作業(40%):業務助理必須從客戶收集團體相關資料,包括名單、特殊需求、團體行程等,並準備與客房、餐廳、宴席等相關部門開會的會議資料。

文書作業與歸檔(10%):業務助理必須將團體資料、報價單、合約等相關書面資料歸檔。

崗位關係

上層:業務助理最直接的主管就是業務人員,再往上是經理與部門協理。平常有事都直接通報督導自己的業務人員,直屬業務人員出差或休假時才會回報給再上層的經理或協理。

同儕:大型飯店通常會將團客業務依屬性區分為數個小組,例如負責旅行社的住宿會議需求的 whole sales team 或是負責一般公司行號住宿會議需求的 corporate team 等,所以部門同儕主要是別的小組的業務助理。其他部門在工作上較常接觸的同仁,包括客房部的訂房人員宴會部業務等,當團體客戶有住宿與宴會等需求時,就必須與相關部門的人員討論時程與細節。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷:一般要求大學畢業或以上。
  • 經驗:未限定要有從事飯店經驗。

特別知識和技能

  • 基本的文書處理作業系統。
  • 中等英文程度或是他國語言。若是精通英文或是他國語言,有加分的作用。

工時薪水

薪資成長:飯店業務助理的薪資一般可達3萬至3萬3左右。業務助理算是儲備的業務人員,有業績抽成獎金。由於助理沒有背負個人業績,所以抽成獎金主要是看整個團隊有沒有達到團隊業績目標才會發放。

工作機會:有極大的機會可升遷為業務人員,再往上則是晉升業務經理、業務協理。若是工作成績亮眼,外語能力好,也有機會可升遷為總監。基本上,業務人員的未來發展性佳.可以申請內部轉調其他部門,甚至申請轉調國外分公司。

討論區[前往論壇]