團客業務助理[] / []

職業心智圖
團客業務助理
團客業務助理_職業心智圖

團客業務助理 (休閒業｜飯店旅館｜業務部)  飯店旅館提供旅客們舒適、安全且衛生的住宿設施，以四星級以上的飯店來說，除了提供旅客精緻貼心的服務及清潔、安全、衛生優良且舒適的住宿設施之外，還會設有二間以上餐廳、旅遊商務中心、宴會廳、會議室、運動休憩及全區智慧型網路服務等設施。飯店旅館的部門一般可能有客房部、房務部、餐廳部、宴席部以及業務部等，並依旅館設施和營運服務而有不同的工作和職務需求。

飯店旅館的團客業務人員大部份時間都在外頭拜訪客戶，主要任務是開發團體住房的業務。業務助理是負責協助業務人員的輔助型職務，重點工作說明如下：

  • 在辦公室協助接聽客戶電話。
  • 追蹤並回覆客人問題，避免客戶轉移訂單。
  • 與其他部門溝通或開會，處理團體下訂後之相關業務。

當業務助理從業務人員獲知客戶團體已成團時，會開始在飯店內協助處理後續的作業流程，像是合約準備、訂金收取、系統更新團體資訊以及與各部門溝通處理訂單的後續工作等，讓業務人員可以有更多時間去開發更多的業務。

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日常工時比重
   藍色   客戶追蹤與服務(50%)
紅色   成案後續相關作業(40%)
橘色   文書作業與歸檔(10%)

績效評核

飯店業務協助(60%)：在初步了解客戶的住宿或會議需求後，再請業務人員報價，後續並協助出具報價書及追蹤客戶。衡量標準為回覆速度、報價單正確、追蹤進度等。

成案後續作業(20%)：協助已確認團體的後續作業，包括合約簽訂、訂金與尾款追蹤、住宿名單確認、會議時程安排等。衡量標準為團體資料與作業的完整度。

例行文書溝通(20%)：執行辦公室例行文書作業，以及與其他部門之間的溝通工作。衡量標準為準確度、協調能力等。

工作內容

客戶追蹤與服務(50%)：接聽客戶來電、回覆郵件以及追蹤客戶等。在報價部分，若是已簽訂合約價的公司，業務助理可以自行協助回覆，否則還是必須交由業務人員來進行報價，折扣部分也是必須詢問過主管，才能回報給客戶。

成案後續相關作業(40%)：業務助理必須從客戶收集團體相關資料，包括名單、特殊需求、團體行程等，並準備與客房、餐廳、宴席等相關部門開會的會議資料。

文書作業與歸檔(10%)：業務助理必須將團體資料、報價單、合約等相關書面資料歸檔。

崗位關係

上層：業務助理最直接的主管就是業務人員，再往上是經理與部門協理。平常有事都直接通報督導自己的業務人員，直屬業務人員出差或休假時才會回報給再上層的經理或協理。

同儕：大型飯店通常會將團客業務依屬性區分為數個小組，例如負責旅行社的住宿會議需求的 whole sales team 或是負責一般公司行號住宿會議需求的 corporate team 等，所以部門同儕主要是別的小組的業務助理。其他部門在工作上較常接觸的同仁，包括客房部的訂房人員、宴會部業務等，當團體客戶有住宿與宴會等需求時，就必須與相關部門的人員討論時程與細節。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷：一般要求大學畢業或以上。
  • 經驗：未限定要有從事飯店經驗。

特別知識和技能

  • 基本的文書處理作業系統。
  • 中等英文程度或是他國語言。若是精通英文或是他國語言，有加分的作用。

工時薪水

薪資成長：飯店業務助理的薪資一般可達3萬至3萬3左右。業務助理算是儲備的業務人員，有業績抽成獎金。由於助理沒有背負個人業績，所以抽成獎金主要是看整個團隊有沒有達到團隊業績目標才會發放。

工作機會：有極大的機會可升遷為業務人員，再往上則是晉升業務經理、業務協理。若是工作成績亮眼，外語能力好，也有機會可升遷為總監。基本上，業務人員的未來發展性佳．可以申請內部轉調其他部門，甚至申請轉調國外分公司。

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