宴會業務專員[編輯] / [新增其他職務]
職業心智圖 | |
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飯店宴會業務專員 | |
宴會業務專員 (休閒業|飯店旅館|業務部) 飯店旅館業者除了住宿與餐飲業務外,通常也提供不同坪數大小的宴會廳與會議室,供客戶舉辦活動時使用。一般常見的活動類型有會議研討會、婚宴、一般餐會宴席、記者會或小型時裝秀等。因應客戶活動類型,飯店也可能使提供餐廳或客房場地給客戶使用。宴會廳與會議室可視為空場地,飯店可提供既有相關設備,客戶也可自行準備。此類活動相關業務,通常由飯店的宴會業務部業務人員來負責承接。
宴會業務專員的任務就是要依照客戶的活動需求,提供相關建議與飯店相關服務。宴會業務專員依照客戶需求與各部門如餐飲部、客房部、資訊部、工程部等各部門聯繫溝通,讓客戶活動畫下完美句點。若飯店有無法配合部分,宴會業務專員也必須替客戶發想替代方案,力求客戶的活動圓滿落幕。
職場
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日常工時分佈 | |
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藍色 客戶報價事宜(5%) 紅色 合約書確認(5%) 橘色 活動日事前確認(5%) 綠色 活動前準備(45%) 紫色 活動日現場處理(20%) 靛色 場地環境介紹(10%) 粉色 同業方案調查(10%) |
績效評核
每月業績(30%):個人會有每月負責的活動營業額。衡量標準為營業金額。
客戶回饋意見函(10%):衡量標準為郵件、意見函。
平時表現(60%):包含出缺席、活動安排專業度、與其他部門配合度等。衡量標準為主管觀察。
工作內容
客戶報價事宜(5%):客戶詢價時,宴會業務必須依活動需求與性質評估合適場地,並提供客戶報價以及後續追蹤。
場地環境介紹(10%):客戶要實際參觀時,專員必須介紹場地環境。由於部分活動會搭配住房需求,所以宴會業務人員對飯店房間相關資訊也要有一定程度的了解。
合約書確認(5%):業務專員必須提供正式合約書,可能會在現場與客戶核對合約內容,部分客戶可能會要求修改合約書內容,專員必須評估修改的可行性。
活動前準備(45%):與客戶逐一核對活動相關細節,包含活動使用桌椅、擺設平面圖、相關餐飲與現場服務需求、特殊活動配合事項等。若客戶有場地佈置或活動配合廠商,也必須逐一確認客戶的配合廠商佈置,確認內容是否會違反飯店相關佈置規定。活動前七天業務專員必須將活動所有相關內容彙整成BEO(Banquet Event Order:宴會訂席單)發放給相關部門。
活動日事前確認(5%):與相關部門重點式確認BEO上的活動細節。
活動日現場處理(20%):活動開始前必須到現場確認相關安排是否確實,是否有臨時異動之處。活動中途業務專員必須在飯店待命,並在活動結束後向客戶表達謝意。
同業方案調查(10%):客戶舉辦活動大多會多方比較不同類型的場地以及費用等條件,所以業務專員必須了解不同類型的飯店或宴會會館的場地、優劣勢以及相關報價習性,以利在報價時能更有彈性地與客戶接洽。
崗位關係
上級:宴會業務部專員的上級主管為宴會業務部協理或經理。
同儕:當宴會業務專員休假時會安排一位職務代理人,可能是其他宴會業務專員或助理,休假期間客戶若有問題可找其職務代理人。飯店宴會廳活動會與其他部門密切配合,包含宴會廳現場服務員、餐飲部外場服務員與內場廚房人員、客房部人員、工程部或資訊部人員等,與其他部門維持良好人際關係很重要,以下為互動較多的其他部門合作情況:
- 宴會廳外場:宴會業務專員負責與客戶確認所有活動相關安排,必須依照客戶的特殊需求事先詢問宴會廳主管是否可行或有替代方案,例如場地平面圖、服務動線等。活動現場服務與擺設由宴會廳外場依照宴會業務專員提供的BEO來執行,所以專員必須與宴會廳外場人員密切配合,確認活動服務與場地擺設與客戶需求一致。活動期間若要臨時調整,客戶會直接與宴會廳外場確認,宴會廳外場若無法決定會再詢問宴會業務專員來確認,例如臨時增加的設備費用是否有折扣等。
- 餐飲內場:大部分活動都會有餐飲需求,包含茶點、一般桌菜、酒會等。少數客戶會提供食材給飯店入菜,例如客戶主推的酒品等。若有換菜或食材入菜的問題,宴會業務專員則必須與主廚協調處理。
- 客房部人員:部分活動客戶會有住房需求,尤其近來喜宴常將客房當成迎娶、文定儀式場地,宴會業務專員必須與客戶確認訂房相關需求,並通知客房部人員處理。
- 工程部人員:客戶若有自備機器,可能會牽涉到大型電力或弱電需求,此時必須請工程部評估是否會有跳電等疑慮。
- 資訊室人員:部分客戶會有網路相關連線等相關需求,必須請資訊部人員協助。
部屬:一般宴會業務部依部門大小會配置宴會業務部助理數名,宴會業務部助理同時間會協助數位宴會業務部專員,由宴會業務部專員交辦相關工作,如報價或合約書準備、活動代為聯繫等。
外部客戶:客戶來源一般為自行洽詢或轉介紹,也可能必須拜訪客戶公司。
任職要求
教育程度/經驗
- 學歷:一般要求為專科或大學以上,科系不拘。
- 經驗:入職後會內部訓練一段時間,通過測試才會正式接觸到外部客戶。
- 語言:若必須接觸外國客戶,對英文會有一定程度要求,若會多國語言有加分。
特別知識和技能
- 電腦操作:宴會業務大多會透過電腦系統來管理,所以對電腦操作、OFFICE軟體會有一定程度的要求。
與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )
- 銷售技巧(5). 餐飲旅館相關知識(5)
工時薪水
薪資成長:新手宴會業務部專員起薪約在2萬6千元左右,因飯店等級與區域起薪落差較大,部分宴會業務部專員起薪有機會到3萬8千元。每家飯店加薪幅度不同,年終平均1至2個月。
平均工時:每天固定上班工時8小時,配合活動必須加班。部分飯店會提供加班時間的日後補休,部分為責任制。依飯店營業時間必須配合輪值早晚班。部分飯店週休二日,假日若有活動必須配合值班。部分飯店以月休天數計算。
內部升遷:宴會業務部專員有機會晉升主任、副理、經理、協理。
他部門轉職:若對宴會廳現場服務有興趣,可轉至宴會廳現場服務、餐飲部門、訂房業務等部門。