行政管理人員[] / []

職業心智圖

行政管理人員 (建築業|建設公司|行政管理部)  行政管理部或稱管理部,負責公司營運、各部門事務協辦與整合、經營管理相關事項。行政人員則為執行主管交辦之一切事項的基層人員。管理部主要工作內容如下:

  • 公司營運管理相關事務:公司高層主管交辦之事務。
  • 建案相關驗證及稽核、產權:公家單位稽核及申報勘驗文件、ISO驗證、營造廠事務。
  • 公司文件管理:合約製作、書信往來、各式文件資料歸檔管理。
  • 部門事務協辦與整合:他部門人事勞務、行政文書協助、資訊傳遞等。
  • 固定資產及保管品管理。
  • 庶務管理。

行政人員之間的工作內容一般分屬明確,各司其責,但較小規模之公司可能會需一人同時負責多項事務的情形,因分屬的職責也有出外勤的可能性。因會有頻繁與他部門來往、公家機關文件申報、承包商事務等,故可學習的實務經驗算是相當廣泛。

職場

年度工作目標
   藍色   營運及經營相關事務(40%)
紅色   建案相關申報及驗證(30%)
橘色   行政事務(20%)
綠色   他部門事務協辦與整合(10%)
日常工時分佈
   藍色   高層主管交辦事務(30%)
紅色   他部門資訊傳遞(25%)
橘色   建案相關文件資料準備(25%)
綠色   行政庶務(20%)

績效評核

營運及經營相關事務(40%):依高層主管交辦之事務宣布、傳遞訊息、管理及稽核。衡量標準為會議紀錄、公司文書等。

建案相關申報及驗證(30%):公家單位相關申報程序(建照、使照、保存登記等)、ISO驗證。衡量標準為建照(使照)取得、產權取得等。

行政事務(20%):各部門書信往來、公司文件管理、資產及保管品管理、他項庶務。衡量標準為文件管理是否確實、往來信件、財產清冊等。

他部門事務協辦與整合(10%):他部門文書作業、公家單位相關事務。衡量標準為文書、相關公文回函等。

工作內容

高層主管交辦事務(30%):彙整他部門事務訊息轉達主管,並依主管指示辦理。

他部門資訊傳遞(25%):會議紀錄遞送、部門公文轉達、協辦事務相關文件。

建案相關文件資料準備(25%):營造廠相關文件、公家單位查驗文件、地政士(代書)辦理相關業務所需文件、ISO驗證相關資料等。

行政庶務(20%):各類書信來往、文件資料管理、財產清單物品管理。事務雖不困難但繁雜且需分門別類。

崗位關係

上級:行政人員一般為最基層人員(少數會再設置助理),上層直接主管有組長、主任、襄理、副理及經理,一般都會是公司規模及人數而定,因屬最基層人員,所以工作大多是向主任回報,也多由主任佈達及指導工作事務。

同儕:因行政管理部門為公司經營管理的重要部門,其工作業務量繁雜,其人數不定,依公司規模及需求編列。除了依職責分配外,還可分為外勤及內勤,但彼此仍需配合協助事務。

他部門:由於行政工作的範圍很廣泛,故與其他部門來往也是最為頻繁的一個,從各單位基層到高層管理者都有需要處理的行政工作,對他部門來說,行政人員為工作協辦的主要人員,大多為協助文書作業如協助撰文打字等較耗時或單純的工作,通常會交由行政人員來協助彙整,或是對公家單位相關事務協辦。

外部客戶:一般若公司未特別編列客服部門時,會由行政人員擔任客服,以應對房屋承買方、廠商等相關問題。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷:一般要求為高中職或大學以上畢業,並無其他特別要求,主要還是在文書作業能力為考量依據。

特別知識和技能

  • Office:合約製作、表單製作、行政文書、簡報。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 計算機概論(電腦應用):5

工時薪水

薪資展望:行政人員起薪約在2萬5左右,若有相關專業證照,薪資會再提升,累積1至2年資歷後,月新有機會上看3萬以上。年終獎金多在1.5個月以上。

平均工時:每週工時40小時外,偶而加班,或因協助他部門事務時可能加班。

工作機會:行政人員除了升遷為主任,或更高職務如襄理以上,若累積有足夠多的經驗及相關知識,亦有機會考試取得地政士;或可從事相關跑照(建照取得、使照取得)的工作。

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