行政管理人員[編輯] / [新增其他職務]
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職業心智圖 | |
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| 行政管理人員 | |
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行政管理人員 (建築業｜建設公司｜行政管理部) 行政管理部或稱管理部，負責公司營運、各部門事務協辦與整合、經營管理相關事項。行政人員則為執行主管交辦之一切事項的基層人員。管理部主要工作內容如下：
- 公司營運管理相關事務：公司高層主管交辦之事務。
- 建案相關驗證及稽核、產權：公家單位稽核及申報勘驗文件、ISO驗證、營造廠事務。
- 公司文件管理：合約製作、書信往來、各式文件資料歸檔管理。
- 部門事務協辦與整合：他部門人事勞務、行政文書協助、資訊傳遞等。
- 固定資產及保管品管理。
- 庶務管理。
行政人員之間的工作內容一般分屬明確，各司其責，但較小規模之公司可能會需一人同時負責多項事務的情形，因分屬的職責也有出外勤的可能性。因會有頻繁與他部門來往、公家機關文件申報、承包商事務等，故可學習的實務經驗算是相當廣泛。
職場
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年度工作目標 | |
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| 藍色 營運及經營相關事務(40%) 紅色 建案相關申報及驗證(30%) 橘色 行政事務(20%) 綠色 他部門事務協辦與整合(10%) | |
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日常工時分佈 | |
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| 藍色 高層主管交辦事務(30%) 紅色 他部門資訊傳遞(25%) 橘色 建案相關文件資料準備(25%) 綠色 行政庶務(20%) | |
績效評核
營運及經營相關事務(40%)：依高層主管交辦之事務宣布、傳遞訊息、管理及稽核。衡量標準為會議紀錄、公司文書等。
建案相關申報及驗證(30%)：公家單位相關申報程序(建照、使照、保存登記等)、ISO驗證。衡量標準為建照(使照)取得、產權取得等。
行政事務(20%)：各部門書信往來、公司文件管理、資產及保管品管理、他項庶務。衡量標準為文件管理是否確實、往來信件、財產清冊等。
他部門事務協辦與整合(10%)：他部門文書作業、公家單位相關事務。衡量標準為文書、相關公文回函等。
工作內容
高層主管交辦事務(30%)：彙整他部門事務訊息轉達主管，並依主管指示辦理。
他部門資訊傳遞(25%)：會議紀錄遞送、部門公文轉達、協辦事務相關文件。
建案相關文件資料準備(25%)：營造廠相關文件、公家單位查驗文件、地政士(代書)辦理相關業務所需文件、ISO驗證相關資料等。
行政庶務(20%)：各類書信來往、文件資料管理、財產清單物品管理。事務雖不困難但繁雜且需分門別類。
崗位關係
上級：行政人員一般為最基層人員(少數會再設置助理)，上層直接主管有組長、主任、襄理、副理及經理，一般都會是公司規模及人數而定，因屬最基層人員，所以工作大多是向主任回報，也多由主任佈達及指導工作事務。
同儕：因行政管理部門為公司經營管理的重要部門，其工作業務量繁雜，其人數不定，依公司規模及需求編列。除了依職責分配外，還可分為外勤及內勤，但彼此仍需配合協助事務。
他部門：由於行政工作的範圍很廣泛，故與其他部門來往也是最為頻繁的一個，從各單位基層到高層管理者都有需要處理的行政工作，對他部門來說，行政人員為工作協辦的主要人員，大多為協助文書作業如協助撰文打字等較耗時或單純的工作，通常會交由行政人員來協助彙整，或是對公家單位相關事務協辦。
外部客戶：一般若公司未特別編列客服部門時，會由行政人員擔任客服，以應對房屋承買方、廠商等相關問題。
任職要求
教育程度/經驗
- 學歷：一般要求為高中職或大學以上畢業，並無其他特別要求，主要還是在文書作業能力為考量依據。
特別知識和技能
- Office：合約製作、表單製作、行政文書、簡報。
與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )
- 計算機概論(電腦應用)：5
工時薪水
薪資展望：行政人員起薪約在2萬5左右，若有相關專業證照，薪資會再提升，累積1至2年資歷後，月新有機會上看3萬以上。年終獎金多在1.5個月以上。
平均工時：每週工時40小時外，偶而加班，或因協助他部門事務時可能加班。
工作機會：行政人員除了升遷為主任，或更高職務如襄理以上，若累積有足夠多的經驗及相關知識，亦有機會考試取得地政士；或可從事相關跑照(建照取得、使照取得)的工作。
