法務行政人員[] / []

職業心智圖
資產管理法務行政人員
法務行政人員_職業心智圖

法務行政人員 (金融業|資產管理|行政部)  資產管理公司的行政部門配置了許多行政人員,主要協助其他部門執行較為單純的行政工作,諸如資料整理、管控、申調或是收文等工作。

法務行政人員主要負責協助法務專員或催收專員,執行常態性與規律性事務。一般人常認為行政人員並不需要高度的專業,但以實務情況來看,法務行政人員還是必須具備法律或公文等相關知識,執行工作時是否確實或是速度是否符合案件的進度要求,都將影響到法務專員處理案件的效率,或是法催專員的催收成效。因此,雖然乍看之下似乎是單純行政工作,事實上卻是舉足輕重。

職場

年度工作目標
   藍色   案件卷宗整理及控管(40%)
紅色   公文整理留底及傳遞(30%)
橘色   強制案件資料申調(20%)
綠色   其他支援事項(10%)
日常工時比重
   藍色   執行法拍案件送報社登報(5%)
紅色   行政工讀生的指導及監督(5%)
橘色   公文整理分派及歸檔(25%)
綠色   應調資料的申請(20%)
紫色   調回資料整理及傳遞(20%)
靛色   重要文件控管及卷宗管理(15%)
粉色   申調或登報的規費報帳(10%)

績效評核

案件卷宗整理及控管(40%):法務行政人員必須負責重要文件及案件卷宗的過濾、整理及控管,例如客戶端送來待向法院申請強制執行的執行名義正本、法院發還的重要文件(如本票正本),或是特殊的重要案件卷宗等,都必須經由行政專員做初步過濾、整理、掃描及登記入庫等作業。當法務專員要求向客戶行政窗口發出調件通知,或是法院發還文件後需於一定時間內送還客戶等時,行政人員也要擔任重要的過手角色。衡量標準為文件申調效率、文件歸卷完整度、文件控管程度等。

公文整理留底及傳遞(30%):公文事務的處理是法務專員每日重要工作之一,但公文寄到時的拆封、整理、掃描、發派則是由法務行政人員負責。行政人員能否快速進行前端處理並確實交付法務專員,對法務專員能否及時掌握案件的應辦事項至關重要。衡量標準為公文整理留底速度、公文留底確實度等。

強制案件資料申調(20%):強制執行案件常須對法院提出債務人戶籍謄本、不動產土地建物謄本、地籍圖、共有人名冊等資料,均由法務專員交辦法務行政人員協助申調,調回後並由法務行政人員進行初步整理以及工本費用報帳等。衡量標準為文件申調速度、報帳確實度等。

其他支援事項(10%):諸如主管指派支援其他工作,或是對工讀生的工作指導、監督及工作分派等。衡量標準為工作完成速度、工讀生工作效率等。

工作內容

公文整理分派及歸檔(25%):郵差送來公文時,法務行政人員必須拆封、掃描或影印,並分派給負責該案的經辦專員。法務專員處理完的公文會交由行政人員進行後續整理歸卷。

重要文件控管及卷宗管理(15%):法務專員提出重要文件申請時,會交由法務行政人員製作明細通知客戶行政窗口協助,調來文件後,行政人員將初步核對是否與明細符合、或是否有缺待補,完成掃描或影印留底後交付申請人。法院發回重要文件時,經法務專員確認後交由法務行政人員整理填表送回客戶端;部分可由我方暫時保管的文件則在留底、登記後送入卷宗保管,送入卷宗的一連串工作也由行政人員負責。

應調資料的申請(20%):法務專員通知法務行政人員應調資料的案件及應調資料類別後,由行政人員進行申請作業,如:戶籍謄本應影印公文並填寫申請書後先送客戶端蓋客戶端公司印,客戶用印完送回後再由行政人員統整交由外勤工讀生送至戶政單位申調。

調回資料整理及傳遞(20%):調回資料須檢查是否完整或需要補調,確認無誤後進行掃描留底。某些需要製表資料的由行政人員製表完成後,再交由法務專員繕狀處理。

執行法拍案件送報社登報(5%):法務專員作業進入到了拍賣流程,行政人員必須將客戶端指定登報公告拍賣期日的案件,email公文通知報社進行登報。

申調或登報的規費報帳(10%):為了方便作業,財會端會預撥部門文件申調費用,當日文件申調完畢後由行政人員核對並製表報帳;對報社的登報費用則是根據報社按月送來的請款單月結登報的規費報帳,由行政人員後續製表送財會端統整處理撥款給報社。

行政工讀生的指導及監督(5%):指導行政工讀生行政事務的處理方式,並監督檢核其作業成果。

崗位關係

上層:為直屬的部門經理,負責指派及管理行政人員支援的部門或工作,並依工作成效反饋來衡量績效。

平行:行政人員在實際業務內容與其他配合的部門人員有較密切配合的關係。

  • 法務專員:舉凡公文整理、文件歸檔、資料申調、法拍登報等,都有許多工作上的互動。
  • 行政工讀生:亦為平行關係,但實際作業上如同師徒。

外部:行政人員屬內勤支援性質人員,不對外部客戶負責。

任職要求

教育程度/經驗

  • 教育程度通常要求專科以上,不限科系。
  • 大多數工作都屬常態性質,只要經過一定時間的教育訓練都可上手,因此工作經驗並非必備。

特別知識和技能

  • 細心,具良好溝通技巧。
  • 熟稔WORD、EXCEL等軟體。打字速度快,一般希望中打在75字/分以上。
  • 具備法律相關知識為佳。

職涯發展

薪資成長:由於工作難度門檻不高,資產管理公司行政人員一般薪水不高,月薪常在2萬5至2萬8。若有身兼其他職務或培養專業較有機會提升薪資水平。

其他專業發展:

  • 長期在同單位累積經驗,有機會升遷至行政主管。基層行政主管月薪可望達到3萬5以上。
  • 若多培養人事管理方面專長,亦可往人資部門或管理階層發展。

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