活動執行人員[] / []

職業心智圖
活動執行人員_職業心智圖

活動執行人員 (廣告業|活動公關|活動部)  台灣勞基法中的員工福利法規定,企業必須提撥一定比例金額供員工福利使用,50人以上的台灣企業也會有職工福利委員會的組織,簡稱「福委會」。員工福利的規劃也就成為福委會的重要工作,例如員工旅遊、生日禮金、公司尾牙等。小型公司受限於公司資源,會由公司的員工兼任福委,大型公司就會有「專職福委」的設置。

公司若要辦理較為大型的活動,像是運動會或尾牙時,常會面臨人手不足、創意缺乏或是專業度不夠的問題,福委會就有尋求外部協助的需求。許多活動公關公司看到員工福利這塊大餅,提供了許多量身定做的活動服務與公司福委會合作,一起來舉辦優質且符合公司預算要求的活動。

活動公關公司在理解客戶的活動需求、活動參與人數、活動類型、活動目的以及特殊需求後,即會進行活動企劃提案,雙方簽約後即按約執行替客戶服務辦理。公關公司裡的活動執行人員就是掌控整個活動品質的關鍵人物。

職場

年度工作目標
   藍色   活動需求確認與執行(50%)
紅色   活動獲利情況(50%)
日常工時分佈
   藍色   客戶需求與提案協助(60%)
紅色   活動前準備(30%)
橘色   活動日執行(10%)

績效評核

活動需求確認與執行(50%):與客戶確認需求,站在客戶思考是否可以增減什麼項目,安排賓主盡歡的活動。衡量標準為客戶是否滿意。

活動獲利情況(50%):與企劃人員確認活動規格,找尋廠商進行比價、工時與執行細節評估。精準掌控公司獲利,不可出現超支情況。衡量標準為活動獲利情況。

工作內容

客戶需求與提案協助(60%):與企劃確認過他提案報價不低於成本。與業務及企劃一同進行提案。與客戶開會或MAIL確認活動要求,例如尾牙可拱董事長與總經理加碼、活動一定要在幾點前結束、場內小活動要每一桌都玩等等。根據客戶要求,進行跟廠商溝通,確定場地、餐飲、showgirl 、主持人、表演嘉賓以及美工製作物,例如舞台背板、小禮品、抽獎程式等。最後擬定活動合約書。

活動前準備(30%):撰寫流程與主持人手卡、工讀生募集及訓練、準備會議資料召集當天組長會議。

活動日執行(10%):以尾牙活動為例,活動日當天,所有活動執行相關人員會分成若干組別,由兩位資深人員擔任總控及福委窗口,並在活動開始前確認各組的工作進度。總控會以對講機跟每組人員確定下個流程及突發狀況處理,福委窗口會跟在福委身邊,及時傳達福委意見。若有員工表演會進行員工表演彩排,待主持人到場會開始進行總彩排。活動執行人員必須與主持人溝通今日流程及客戶長官有哪些需要提醒的重點。視客戶活動規模,活動執行人員會分多個組別,各組工作簡述如下:

  • 場地及音響硬體組:確認相關硬體在規定時間內完成。
  • 迎賓組:在門口負責同仁報到、摸彩券蒐集、發放禮品及散場時疏散人潮等。
  • 活動組:迎賓小活動。協助舞台組。
  • 舞台組:負責表演來賓、長官上下台、主持人、摸彩執行以及相關音樂。並在場內宣導例如喝酒不開車,投摸彩券等。
  • 餐飲組:控制出菜速度、同仁的酒水補充 。

崗位關係

活動公關公司依照每家不同制度,可分成以下模式。一條龍式的活動公關裡的執行人員必須統包幾乎專案相關的所有工作,從客戶業務開發、製作企畫案、提案、執行至結案,都是同一人負責。分層負責的公關公司,一個專案會由許多部門的不同人員共同參與,業務部負責客戶業務開發、企劃部負責製作企畫案、業務部負責提案(業務部/企劃部/執行製作 共同出席)、活動執行人員負責執行至結案。以下介紹分層式活動公關公司的相關工作:

  • 上級:公司負責人/經理-負責分配企劃案由誰負責,並且規定獲利下限須達到多少。
  • 同儕-業務部:負責對外開發了解哪間廠商有提案需求,帶企劃部同仁一同拜訪了解客戶的預算及需求,跟公司內部確認是否提案,一直跟到合約簽訂,一路都會維持與客戶的良好關係。
  • 同儕-企劃部:根據客戶要求製作簡報,將客戶預算做好規劃及報價。與業務及活動執行人員對客戶進行提案。
  • 同儕-活動部:若客戶有合作意願,根據提案內容對客戶負責擬定合約,並且根據擬定的內容以及報價的項目,洽詢配合廠商,溝通所有細節直到活動完成,並且製作結案報告、發票請領款項及內部回帳。
  • 部屬:平常工作上無部屬設置,頂多是公司內有實習生或工讀生時可能keyin一些資料或協助,活動日當天會請工讀生協助活動相關事項。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷:專科以上,傳播與企管系等都算相關科系,外語科系可參與雙語活動,在相關領域的公關公司也很受歡迎。
  • 經驗:相關傳播工作經驗,例如電視節目、經紀、音響公司者為佳。部分公司也願意接受具有熱誠的無經驗新人。但最好能在校內有社團幹部或辦活動等經驗。 特別是有主持能力者為佳。

特別知識和技能

  • 文字與溝通能力:自傳、來回信件上不可有錯別字,能清楚表達自己的個人經歷。談話時的大忌是不懂裝懂,會被覺得不可信任。由於工作經常必須使用email來回確認雙方意見,打出錯別字會被覺得專業程度差。活動公關在工作上會經常必須製作邀請函、活動手冊等文宣品,錯別字會使人質疑無法完成校稿等工作。
  • 給人的第一感覺:活動人員必須注意跟人應對進退的禮貌,以及外在印象。公關從業人員給人乾淨與專業是最基本的,執行公司福委會活動時,對於客戶參與員工即使有無理要求也都必須有基本禮貌,因此有些公司在面試時會有禮貌方面的測試。

工時薪水

薪資成長:新人起薪約2萬5千元左右,若能替公司做好獲利控管,公司會調薪,或是透過跳槽另談條件。單純的資深活動執行待遇可到5萬元。統包活動業務企劃執行的資深人員薪資可到5至10萬。由於行業跟景氣關聯性高,景氣不好時公關活動會大量減少,因此也有些公司是採取底薪再加上獎金的制度來彈性處理。

平均工時:活動公關的執行人員目前在工時方面都是責任制,通常要隨時on-call (電話待命)。

工作機會:累積一定經驗後,可以成為獨立接案的公關,自負盈虧。或是尋求主管職,成為執行部門的經理。也可轉作其他類型的公關活動,例如記者會或展場等。

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