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職業心智圖
系秘書
系秘書_職業心智圖

系秘書 (教育業|科技大學|休閒管理系)  主要的工作任務為配合校方各相關行政單位處理休閒系學務及事務,協助系所招生相關文宣設計及招生活動,完成系主任交辦公務。還有,需協助辦理休閒遊憩管理系相關的行政事務,包括有系行政經費的核銷、專案計畫行政經費的核銷、教育部產學攜手合作計畫的執行、校外實習廠商的接洽及媒合等等。另外,需協助安排產學攜手專班學生校外各項參訪活動及協助休閒遊憩管理系產學合作業務,如與雄獅合作實習旅行社。再者,協助召開校外實習輔導會議並紀錄,及主辦產學專班的大二、大四學生和一般生大三、大四學生的校外實習相關業務。

產學攜手專班為廠商(福容飯店、大板根溫泉渡假村)與技職端、高職端等的三方合作,高三進行協接課程,技職端大二及大四至校外實習一年,大學四年中,兩年在校修課,兩年在外實習。一般生為大三下大四上至校外實習一年(實習廠商為旅行社、餐飲業、飯店、運動中心健身房為主)。

職場

年度工作目標
   藍色   學校-校務系統研習表現(20%)
紅色   系所-專業知能(15%)
橘色   系所-工作態度與出缺勤(10%)
綠色   系所-工作時效(10%)
紫色   系所-資訊能力(10%)
靛色   學校-公文品質(10%)
日常工時分佈
   藍色   實習活動接洽與辦理(40%)
紅色   學生實習安排與輔導(30%)
橘色   產學合作與銜接課程安排(20%)
綠色   系上其他協助事項(10%)

績效評核

系所-專業知能(15%): 例如輔導並協助學生校外實習相關對外事務,輔導後適應改善狀況及規劃能力。熟悉業務規章並具相關專業知能,充分發揮運用於業務。

系所-工作態度、出缺勤狀況(10%): 工作方法正確性、檢討改進提昇品質、工作數量及完成度。

系所-工作時效(10%): 工作執行力(活動執行力)、時間掌控度及效率。

系所-資訊能力(10%): 熟悉承辦業務所需之各項校務系統操作方法。

學校-校務系統研習表現(20%): 參加業務相關之校務系統研習及相關進修講座。

學校-公文品質(10%): 承辦公文沒有逾時或被記點情形。

工作內容

實習活動的接洽與辦理(40%): 與系所主任回報目前系上實習廠商接洽狀況及下一場次實習廠商說明會流程的安排及廠商邀請,並製作活動相關手冊及相關行政流程,與主任討論實習生期中關懷會議進行的流程及每年度主題呈現,及與系上老師開會討論與實習相關議程,舉辦相關實習活動及安排職場工作倫理講座等。

學生實習安排與輔導(30%): 與實習廠商瞭解本系所學生在外實習適應狀況,輔導學生並回報系所,目前實習生輔導進度或轉換實習廠商及後續追蹤。學生須在廠商端實習一年,在學期間完成一年校外實習即可,實習途中如遇適應不良或健康因素無法在同家廠商完成實習,系辦會協助安排其他廠商面試,讓學生重新面試轉換實習單位,每位學生轉換廠商次數僅限一次,轉廠前會協同老師及家長進行多方輔導面談,每位學生在實習前將會進行實習廠商說明會,說明會會邀請相關產業廠商(30-40家)來說明實習職缺及部門安排,讓學生了解實習工作內容,每位學生都有3個志願可以自由填選廠商,系辦將按照學生志願安排面試。

產學合作與銜接課程安排(20%): 安排產學攜手合作專班演講師資、課程安排、校外見習活動,及高職端協接課程,及產學專班計畫申請、執行、核銷相關行政流程,另協助系所招募學生計畫及新生面試、招生文案設計等業務。

系上其他協助事項(10%): 出席業務相關會議,及完成校方相關行政資訊登錄,並協助系上相關業務,完成主任交辦公務。

崗位關係

上級:系秘書的上級主管是系主任,通常由副教授的師資擔任。一般系所會配置兩名系秘書,系主任負責協調系所相關的師資課程、對外招募師資及學生、管理、考核、分配工作給系秘書。

同儕:同一系所同儕為另一位系秘書協助系務選課排課、系所財產管理、系所經費管理核銷及系務相關會議等。在部分行政事務上會偕同另一系秘書合作完成專案或完成校方行政單位所需系上學生、師資、系務相關資料的繳交,並完成校方相關網站資料配置及系所網站後台管理。

外部客戶:區分為兩部分,第一部分為校外實習廠商接洽,關係維護並了解追蹤目前系所學生在實習單位學習狀況,並回報上級;另外也同時開發未合作實習廠商如飯店、旅行社、休閒渡假中心等的合作可能,以利學生實習機會的多元發展。第二部分為與高職端校方的產學合作專案,每周至高職端進行協接課程,並安排相關業者擔任講師,進行相關職業工作倫理講座。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷:專科或大學以上觀光服務學科類、管理學科類、一般商業學類相關科系畢業。
  • 經驗:須具備一年工作經驗,有相關校方行政經驗尤佳。

特別知識和技能

  • 相關職場的工作經驗,如飯店、旅行社的實用技能,將有利於輔導學生實習及實習廠商接洽應對及相關實習生職務了解或相關活動舉行,而相關競賽實作的參與經驗,則有利於比賽流程操作及相關競賽經費的申請。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 休閒產業經營管理(5).企劃案製作方法(4).休閒產業實習(4).工作倫理(3)

工時薪水

薪資成長:約聘行政人員起薪約在3萬元左右,經過2~3年的工作經驗累積後,可以轉往正式職員,也建議可以在職進修,薪資可以成長至3萬5千元。年終獎金多在1.5個月以上。

工作機會:如校方有正式職員缺額,以聘用約聘人員優先任用,成為正式職員後可以晉升為幹事。

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