總務管理人員[] / []

職業心智圖
醫院總務管理人員
總務管理人員_職業心智圖

總務管理人員 (醫療業|醫院|行政部)  一般公司裡的總務管理人員負責處理同仁食、衣、住、行、育、樂及安全等事務,任務範圍包括伙食、制服、宿舍、交通車、公司活動及員工休閒育樂管理及規劃等工作。總務管理人員必須根據公司願景與業務需求,規劃符合同仁行政管理之制度,讓員工在公司吃的飽、睡的好、穿的暖,並在安全環境之中上班。醫院總務人員與一般公司行號的工作差異包括:

  • 有些醫院總務不管伙食,將該業務委由醫院裡的營養單位處理。
  • 醫院總務不須負責醫生與護理師制服,該業務由衛材供應部門管理。

醫院總務管理人員負責協助總務部門執行日常行政管理和相關業務運作,透過協調管理醫院各部門之間的聯繫,監督協調醫院的設施維護、人力資源、採購、供應鏈、財務、安全、環境衛生等工作,以確保醫院能夠順利運轉。

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日常工時比重
   藍色   制定總務制度(20%)
紅色   規劃生活管理制度(20%)
橘色   維護安全管理制度(20%)
綠色   維護環境衛生清潔(20%)
紫色   財產管理維護(20%)

績效評核

伙食管理(25%):總務管理人員必須確保醫院的食品安全,為醫院提供美味且健康的餐飲服務。他們需要監督食品供應商,保持食品品質並及時解決食品問題。衡量標準包括餐飲品質、食品安全和員工滿意度等。

宿舍管理(25%):確保醫院的宿舍維護良好,為員工提供舒適、安全的居住環境。總務管理人員必須定期檢查宿舍設施,修理維護問題,確保所有員工有良好的居住條件。衡量標準包括宿舍安全、宿舍妥善率等。

交通管理(25%):總務管理人員必須管理醫院交通,包括安排員工接送、貨物運輸和緊急車輛通道等,為員工和病人提供安全、高效的交通運輸服務。衡量標準為交通安全、運輸效率與準時等。

員工活動(25%):規劃和實施員工活動,為員工提供工作和生活平衡。他們必須與其他部門合作,提出活動提案和計劃,並確保活動順利進行。衡量標準為活動提案、規劃及效益評估等。

工作內容

制定總務制度(20%):醫院總務管理人員負責制定和更新總務相關的制度和辦法,包括伙食、宿舍、交通、財產、安全等,確保醫院總務運作符合相關法規和標準。此外,也需要與其他部門合作,協調解決相關問題,使總務制度更加完善。

規劃生活管理制度(20%):總務管理人員需要負責規劃醫院生活管理相關制度,包括伙食、宿舍、交通車、停車場等,確保這些領域的管理遵循醫院制度和規定。為此,總務管理人員必須與相關部門協調,了解需求並確保制度的可行與有效性。

維護安全管理制度(20%):安全管理是醫院的重要方面之一,總務管理人員負責建立和維護與安全相關的制度和程序,包括警衛、電子保全、門禁、監視等,確保醫院內部和外部安全。

維護環境衛生清潔(20%):總務管理人員必須確保醫院的環境衛生清潔,包括空氣質量、廢棄物管理、病室和公共區域的清潔等。因此,總務必須與相關部門合作,協調和監督相關工作。

財產管理維護(20%):醫院的財產管理涉及各種資產和物品,例如固定資產、事務性耗材、文具等。總務管理人員必須維護這些資產的使用和管理,確保財產維護和管理符合相關法規和標準,並且盡可能減少浪費和損失。

崗位關係

上層:總務管理人員必須向部門經理報告例行性工作的處理流程、專案管理(ex.監視系統)之規畫以及其他交辦事項執行之成果。

平行:總務人員負責醫院後勤的支援服務工作,所以跟醫院內所有人員都有互動,不過所有任務不可能由一位總務人員負責,依照醫院大小會有不同程度的任務分工。若是負責宿舍管理的總務人員,就會跟住宿同仁接觸;若是負責公務車管理的總務人員,則與出差的醫生、外出參加會議的主管、領血或義診等相關單位人員接觸較多。


外部:除了與民間機構如職業工會、產業工會及各種產品與服務的供應廠商接觸之外,因應不同任務,也必須與政府單位如衛生局、交通局、警察局及勞工局等溝通協調,相關工作簡單說明如下:

  • 若是負責管理伙食或是福利社,則與衛生局接觸頻繁。
  • 若有負責免費公車業務,則必須與交通局有接觸。
  • 義診倘若要租借場地或是交通管制,則必須與警察局溝通討論。
  • 負責身心障礙設施規劃的總務,則會與當地政府勞工部門有接觸。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷:專科以上不限科系。
  • 經驗:入門總務人員不限科系或是有興趣者均可加入;課長必須3至5年實際管理經驗;經理則必須5至8年實際管理經驗。

特別知識和技能

  • 系統制度的管理與維繫:可能負責規劃伙食、宿舍、交通、安全以及事務性採購等總務的制度和流程。
  • 員工活動安排與規劃:包括選擇活動主題、場地安排、預算管理、人力資源配置等方面的工作。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 企業管理(5). 採購管理(4). 服務管理(3). 行政管理(2). 工程管理(1)

工時薪水

薪資展望:新人月薪落在2萬6至3萬;課級主管薪資落在40至50K;理級主管薪資落在60至80K左右。

平均工時:正常工時工作即可,若遇到伙食、宿舍、交通及專案計畫等問題時,可能必須加班處理。

工作機會:中大型企業都會編製總務人員,故就業機會很大。內部升遷因屬後勤支援單位,故內部升遷最高為行政管理部門或理級主管。外部轉職則因企業對總務人員的需求大,故轉職空間大且不會被產業別所設限。

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