醫院秘書室專員[] / []

職業心智圖
醫院秘書室專員
醫院秘書室專員_職業心智圖

醫院秘書室專員 (醫療業|醫院|秘書室)  秘書室為醫院的幕僚單位,業務雖然不包含醫療行為,但對於整個醫院是否能順利流暢的運作關係極大。如下簡單敘述醫院秘書室的主要負責業務:

  • 衛生工作計畫:協助推廣包括四癌篩檢等衛生工作計畫。
  • 公文處理稽催:包括發文與歸檔整理。
  • 民眾意見處理:滿意度意見表處理,回覆醫院的電子郵件信箱。
  • 年終業務統計:依科別與人數統計醫療行政業務,以利各部門檢討與修正。
  • 醫務會議安排:安排醫務會議,並紀錄議事討論事項。
  • 病人轉診彙整:每月本院轉入及轉出名單及原因分析,並彙整製作報表。
  • 醫院勞工安全:醫院內有任何單位發生暴力事件時,秘書室必須派員與同仁記錄問題情況,並協助後續問題的處理。

由於醫院秘書室的業務涵蓋甚廣,秘書室會配置多位專員,甚至透過分組來執行相關業務。以與醫務部門工作密切的秘書專員來說,工作包括負責聯繫各醫療院所轉診平台的聯繫與回覆、每月製作門診表供民眾參閱、四癌篩檢之推廣業務、醫務會議的安排與紀錄等。此外,秘書專員也負責醫療行政業務的統計,必須區分科別與人數,以利各部門檢討與修正。

職場

年度工作目標
   藍色   業務報表製作(60%)
紅色   轉診資訊管理(20%)
橘色   各項會議安排(20%)
日常工時比重
   藍色   回覆醫院電子信箱(5%)
紅色   業務報表製作(30%)
橘色   滿意度調查(25%)
綠色   公文管理(20%)
紫色   門診表制訂(10%)
靛色   休停診公告(10%)

績效評核

業務報表製作(60%):依科別製作業務報表,統計院內業務的比重與成長趨勢。衡量標準為統計資料的正確性。

轉診資訊管理(20%):彙整醫院轉診相關資訊,病患轉入也是院內人次增長的重要來源。衡量標準為轉診流程的順暢程度。

各項會議安排(20%):秘書室專員要安排計畫推廣與部門協調會議的召開,也要負責製作會議記錄。衡量標準為會議記錄的正確性與後續追蹤。

工作內容

門診表制訂(10%):每週依據醫生的請假或代班資訊,彙整並制定門診表以方便民眾掛號時查閱。

滿意度調查(25%):包括病患與員工的滿意度調查,秘書必須將相關事項轉達負責的部門,並將後續的處理方案告知反應的病患或員工。

休停診公告(10%):除了制定門診表之外,秘書也必須彙整醫師休診與停診資訊,於網站或公布欄專區公告給民眾知悉。

業務報表製作(30%):每日或每月依科別編制醫療業務報表,供各部門檢討與修正。

公文管理(20%):除了管理發文之外,妥善以保密機制保管醫院公文也非常重要。

回覆醫院電子信箱(5%):倘若民眾email醫院電子郵件信箱,秘書必須回覆相關詢問,例如交通或門診問題等。

崗位關係

上級:除了秘書室主管之外,秘書室專員最常接觸的上級就是院長。專員必須將院內開會紀錄呈報院長室,每日或每月醫療業務報表也必須呈給院長核簽,每月也必須將轉入本院及轉出本院名單及原因彙整製作分析報表呈交上級。

同儕:部門內的秘書專員會針對彼此業務互相支援或交換核對,例如四癌篩檢提案應該如何推廣等。與其他部門互動以醫務部最為密切,每月必須聯繫醫師召開醫務會議,安排醫師間的教育課程及業務。另外,也會針對醫糾方面的問題安排會議討論及協助後續處理。

外部客戶:轉出轉入本院之病患,提供或索取相關處置及治療項目,給予醫生參考。與衛生所聯繫確認是否有個案必須追蹤或轉介。

任職要求

教育程度/經驗

  • 專科以上。
  • 通常不會要求醫學相關科系。

特別知識和技能

  • 醫院會提供教育訓練,例如BLS(Basic Life Support)基本救命術等。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 醫務管理(5). 危機處理(4). 防範暴力(3). 緊急應變措施(2). 英文(1)

職涯發展

薪資成長:月薪大約3萬5,隨著年資與經驗增加而調薪。薪資方面漲幅空間大,院內受訓機會多,故專業度必定逐年增長。

職涯規劃:主管每年會考核評分,評分進步者會調漲薪資,也可調至其他單位,例如申報組或書記等。

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