外資券商行政助理[] / []

職業心智圖
外資券商行政助理
外資券商行政助理_職業心智圖

外資券商行政助理 (金融業|外資券商|行政部)  證券公司裡的職務一般分為前台與後台兩種,前台業務人員的主要工作包括協助客戶交易以及經營面相關事務等,後台行政人員則負責平常的支援業務,主要工作包括每天交易量統計、軟硬體廠商維繫、郵件處理以及總務庶務等,各項工作簡單說明如下:

  • 門禁出入管理:券商非常重視門禁安全,公司人員進出、門禁系統維護、廠商報修聯繫等工作就是由行政助理所負責。
  • 辦公器具維護:公司運作的基本所需,譬如文具、生活用品、辦公家具等,也都是由行政部門負責採買補充或維護。
  • 郵件收發處理:行政助理負責每天記錄公司的掛號信,證劵公司對每封進出的掛號信都會嚴格控管,也要避免洩漏個資的問題產生。
  • 內部員工服務:行政助理也必須安排每年公司的員工旅遊,以及員工獎勵金的發放等工作。
  • 交易記錄統計:行政部的人員也必須將前一天證劵股票交易的紀錄統計成報表,再分發給各部門主管參考。

券商的行政部門看似無關緊要,但倘若少了行政助理的貢獻,公司就無法正常運作,可說是維持公司這台機器能夠持續不斷運轉的潤滑劑。

職場

年度工作目標
   藍色   交易量統計(50%)
紅色   公司門禁管理(30%)
橘色   信件傳真處理(10%)
綠色   總務庶務支援(10%)
日常工時比重
   藍色   公司門禁管理(30%)
紅色   總務庶務支援(30%)
橘色   交易量統計(20%)
綠色   信件傳真處理(20%)

績效評核

交易量統計(50%):負責統計前一個交易日的交易量,並在月底合計該月的交易總量。衡量標準為數字準確度以及細心度。

信件傳真處理(10%):每日信件領取以及登記發送,並記錄當日的傳真進出。衡量標準為快速且準確送達收信者、登錄細心情況等。

公司門禁管理(30%):每日下班前必須查詢當日進出門禁的異常紀錄並檢討問題點。衡量標準為降低異常紀錄、協調廠商處理問題與溝通效率等。

總務庶務支援(10%):訪客接待、國外主管接待、員工旅遊安排、員工三節以及生日獎金發放等。衡量標準為細心度。

工作內容

交易量統計(20%):對券商來說,客戶下單交易的成交量直接影響公司的手續費,行政助理負責統計客戶們的交易量提供相關部門參考,讓主管們能更精確的掌握公司的營運績效。

信件傳真處理(20%):行政助理負責每日領取信件並於登記後發送,也必須詳實準確登記傳真記錄。

公司門禁管理(30%):下班前查詢當日進出門禁異常紀錄並檢討問題點,若有異常進出必須向報告主管。設備若有異常必須聯繫維護廠商,尋求快速有效的解決方案。

總務庶務支援(30%):行政助理還必須協助處理一些總務或庶務事務,包括訪客接待、國外主管接待、員工旅遊安排、員工三節及生日獎金發放、文具與日常生活用品需求登記等。

崗位關係

  • 上層:行政助理會把每週工作任務彙報給行政部門主管,一般是經理,再由經理匯報給財務長。外資券商層級不多,因為緊急事務必須即時下決定,直接匯報給財務長速度最外,過多層級反而會造成緊急事務被拖延的情況發生。
  • 平行:行政部門每天因不同的工作任務,與公司各部門的同事都有可能會有互動。除了發信時必須給收信同事簽收信件外,也可能要協助有需求的同事去進行採購。
  • 下屬關係:行政部門無需管理下屬,資深員工會視情況引導新進員工即早進入狀況。
  • 外部客戶:行政部門的外部客戶就是公司的外包廠商,採購時會與廠商協調採購的折扣數。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷:大學畢業。
  • 經驗:行政部門是一個聆聽與理解需求的後勤部門,經歷並不太要求,只要能有熱忱的去執行所接收到的任務即可。

特別知識和技能

  • 外商證劵公司的集團內書信溝通都是使用英文,所以外語能力是最基本要求。
  • 要求行政人員對證劵金融業的相關知識有基本認知,因此在公司試用期過後就會要求參加相關考試。
  • 外商的公司文化會希望員工喜歡運動,外商認為運動人就是個重視自己身體健康的人,也會是個有責任感的人。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 英語的聽說讀寫能力(5)

職涯發展

薪資概況:錄取薪資約三萬八,每年視考績而定調薪兩千至三千,入行三年即可調薪到四萬三。除了本薪之外,尚有三節獎金各六千,生日獎金一千,員工旅遊金每年三萬六,年終尾牙基本參加獎一萬元等。

休假規定:上班第一年就有21天年假,其中有十天必須連休,不得進公司或使用公司郵件。員工的十天連假期間,公司稽核人員會去查看員工使用過或瀏覽過的紀錄,主要是為了避免內線交易。

未來發展:進入外商證劵公司後,可多去了解其他部門的工作內容,譬如分析師、前台交易人員,或是後台財務人員等。雖然其他部門的工作可能需要更專業的證照,但是這些部門都有助理職缺。行政部門的好處是可以作為了解全公司職務的跳板,也真的只有行政部能輕易去接觸或瞭解各部門的職務。倘若有興趣可以先申請更換到其他部門擔任助理,過幾年或許可以真正加入分析師或是財務人員的行列。

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