外資券商行政助理[] / []

職業心智圖
外資券商行政助理
外資券商行政助理_職業心智圖

外資券商行政助理 (金融業｜外資券商｜行政部)  證券公司的職務大致分為前台與後台兩類，前台業務人員的主要工作包括協助客戶交易以及經營面相關的事務等，後台行政人員的主要工作則為提供公司平常的業務支援，包括每天交易量統計、軟硬體廠商維繫、郵件處理以及總務庶務等，各項工作簡單說明如下：

  • 門禁出入管理：券商非常重視門禁安全，公司人員進出、門禁系統維護、廠商報修聯繫等工作就是由行政助理所負責。
  • 辦公器具維護：公司運作的基本所需，譬如文具、生活用品、辦公家具等，也都是由行政部門負責採買補充或維護。
  • 郵件收發處理：證劵公司對每封進出的掛號信都會嚴格控管，行政助理負責每天記錄公司的掛號信，也要避免洩漏個資的問題產生。
  • 內部員工服務：行政助理也要負責安排公司每年的員工旅遊，以及員工獎勵金的發放等工作。
  • 交易記錄統計：行政部的人員每天必須將前一天證劵股票交易的紀錄統計成報表，再分發給各部門主管參考。

券商的行政部門看似無關輕重，但倘若少了行政助理的支援，公司將無法正常運作，可說是維持公司能夠持續不斷運轉的必要潤滑劑。

職場

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日常工時比重
   藍色   公司門禁管理(30%)
紅色   總務庶務支援(30%)
橘色   交易量統計(20%)
綠色   信件傳真處理(20%)

績效評核

交易量統計(50%)：負責統計前一個交易日的交易量，並在月底合計該月的交易總量。衡量標準為數字準確度以及細心度。

信件傳真處理(10%)：每日信件領取以及登記發送，並記錄當日的傳真進出。衡量標準為快速且準確送達收信者、登錄細心情況等。

公司門禁管理(30%)：每日下班前必須查詢當日進出門禁的異常紀錄並檢討問題點。衡量標準為降低異常紀錄、協調廠商處理問題與溝通效率等。

總務庶務支援(10%)：訪客接待、國外主管接待、員工旅遊安排、員工三節以及生日獎金發放等。衡量標準為細心度。

工作內容

交易量統計(20%)：對券商來說，客戶下單交易的成交量直接影響公司的手續費收入，行政助理負責統計客戶們的交易量並提供給相關部門參考，讓主管們能更精確的掌握公司的營運績效。

信件傳真處理(20%)：行政助理負責每日領取信件並於登記後發送，也必須詳實準確登記傳真記錄。

公司門禁管理(30%)：下班前查詢當日進出門禁異常紀錄並檢討問題點，若有異常進出必須向報告主管。設備若有異常必須聯繫維護廠商，尋求快速有效的解決方案。

總務庶務支援(30%)：行政助理必須協助處理一些總務或庶務事務，包括訪客接待、國外主管接待、員工旅遊安排、員工三節及生日獎金發放、文具與日常生活用品需求登記等。

崗位關係

  • 上層：行政助理須把每週工作任務彙報給行政部門主管，一般是經理，再由經理匯報給財務長。外資券商層級不多，因為對緊急事務必須即時下決定，直接匯報給財務長的速度最快，過多層級反而會造成緊急事務被拖延處理的情況發生。
  • 平行：行政部門每天有不同的工作任務，與公司各部門的同事都有可能存在互動。除了發信時必須給收信同事簽收信件外，也可能要協助有辦公物品需求的同事去進行採購。
  • 下屬關係：行政部門無需管理下屬，資深員工視情況會要引導新進員工即早進入狀況。
  • 外部客戶：行政部門的外部客戶就是公司的外包廠商，採購時會與廠商進行協調採購的折扣數。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷：大學畢業。
  • 經驗：行政部門是一個聆聽與理解需求的後勤部門，並不太要求工作經歷，只要具備有足夠工作熱忱，且能正確執行接收的任務即可。

特別知識和技能

  • 外商證劵公司或集團內的書信溝通都是使用英文，所以外語能力是最基本要求。
  • 要求行政人員對證劵金融業的相關知識有基本認知，在公司試用期過後會要求參加相關考試。
  • 在外商的公司文化裡會希望員工喜好運動，外商認為員工喜好運動就是重視自己身體健康，也會是個有責任感的人。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 英語的聽說讀寫能力(5)

工時薪水

薪資概況：錄取薪資約三萬八，每年依照考績情形調薪兩千至三千，入行三年約可調薪到四萬三。除了本薪之外，尚有三節獎金各六千，生日獎金一千，員工旅遊金每年三萬六，年終尾牙基本參加獎一萬元等。

休假規定：上班第一年就有21天年假，其中有十天必須連休，期間不得進公司或使用公司郵件。公司稽核人員會在連假期間去查看員工使用過或瀏覽過的紀錄，主要是為了避免員工存在內線交易的情勢。

未來發展：在外商證劵公司工作，亦可多了解其他部門的工作內容，譬如分析師、前台交易人員，或是後台財務人員等。雖然有些部門的前台工作可能需要擁有更專業的證照，但是這些部門也都有助理職缺。行政部門的好處是能輕易有機會的去接觸或了解公司各部門的職務，倘若有興趣於某些工作，可以先申請更換到相關部門擔任助理，或許過些年在取得證照後可以真正加入如分析師或是財務人員之類的工作行列。

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