同業公會總幹事[] / []

職業心智圖
同業公會總幹事
同業公會總幹事_職業心智圖

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同業公會總幹事 (非營利組織|同業公會|會務組)  同業公會屬於職業團體的一種,根據工業團體法與商業團體法規定,取得登記証照的工廠或公司依法必須在開業後一個月內加入當地同業公會成為會員。之所以設立此種「業必歸會」的規定,出發點是希望從事類似業務的公司行號能有一個協調與交流平台,避免同業惡性競爭。積極面的目的則是可維護並增進同業共同利益,並讓大家在技術研究、市場開發、政府政策建言、乃至於行銷國際等事務上共同合作,以增加國內同業的整體競爭力。

同業公會總幹事由公會理事長指派,通常為有給職。主要工作除了要負責處理聯繫每年數次的會員大會與理監事會議之外,也必須思考規劃公會的服務項目以及擴大公會的財源。重點工作事項條列如下:

  • 協助召開各式會議:除了例行性的會員大會及理監事會議外,也可能會因政府新政策、國際商情變化或臨時特殊需求,召開臨時會議或餐會讓會員們交流。
  • 政府政策建言與補助申請:政府推出新政若會影響同業業務,總幹事在請示理事長後必須聯繫理監事召開因應會議,並作成建言決議。當國內外經濟環境發生變化,政府部門對產業有補助措施時,總幹事也必須協調彙整,統一向政府提出補助申請。
  • 同業行銷輔導或聯合參展:同業合作最容易執行的就是共同行銷,尤其在拓展國際市場時,大家可聯合租用展場攤位,整合政府個別提供的資源,也因此更容易獲得媒體的報導。

總幹事在同業公會的角色有如公司裡的總經理,負責整合公會資源,結合會員力量達成共同目標。

職場

職務分工魚骨圖
公會聯合參展
同業公會總幹事_職務分工魚骨圖
年度工作目標
   藍色   年度策略與財務計畫(30%)
紅色   會議召開與會員服務(30%)
橘色   公會僱員管理(20%)
綠色   外部單位合作(20%)
日常工時比重
   藍色   會議召開及參與(40%)
紅色   業務推廣發展(30%)
橘色   專業服務與支援(20%)
綠色   分派僱員工作(10%)

績效評核

年度策略與財務計畫(30%):同業公會必須於每年年底規劃好下一年度的重要計畫與預算,讓理監事及會員大會討論通過。衡量標準為計畫品質與準確性。

公會僱員管理(20%):除了公會的例行性工作之外,倘若有另外執行的專案或推廣業務,總幹事必須指派適合的人來負責,並進行適當的督導與協助。衡量標準為督導成效與人員異動頻率。

外部單位合作(20%):總幹事必須與不同地區的同業公會或是其他友好的產業公會保持良好互動,有時可在適當時機互相幫忙或共同推出合適的計畫。衡量標準為合作計畫提案。

會議召開與會員服務(30%):總幹事必須負責會員大會與理監事等會議的召開準備工作,以確保會議能順利進行。此外,會員若提出服務需求,總幹事也要盡力完成讓會員滿意。衡量標準為會員滿意度。

工作內容

會議召開及參與(40%):總幹事負責辦理公會的會員大會及理監事會議,會議聚餐可說是會員們藉以溝通聯誼的重要活動。若有其他友好公會或公部門的臨時會議通知,總幹事也必須代表參加。例如海關與國貿局的進出口規定、工業局與標準檢驗局的產品品質規定、公部門招標會議等。

分派僱員工作(10%):在各式會議結束後,若有需要執行的相關後續工作,總幹事必須交辦給下屬僱員來執行。對公會例行工作或專案,也必須指派相關人員負責執行並跟催。

業務推廣發展(30%):總幹事除了公會例行公事外,有時還必須規劃公會可推廣的相關會務業務以增加公會收入,如協助公會會員推廣產品、品牌增值、人脈擴展等。聯合會員參加展覽也是重要的會務業務推廣模式,國外市場的開拓尤其需要集合同業眾人之力。

專業服務與支援(20%):政府若有開放與同業競爭相關的國外原物料或產品進口的計畫,總幹事必須收集會員們意見向政府反應。若無法避免國外產品進口,也必須要求政府把關品質,不能讓劣質品影響公會會員的生計。

崗位關係

上層:同業公會的總幹事由理事長指派,負責處理公會日常例行業務。總幹事必須將一些重大事項向理事長匯報,包括確認的開會時間、會議討論事項、對公會職員評定的績效與獎金等。總幹事的考績及獎金則由理事長會同理事們考核評定。

同儕:公會總幹事由理事長指派後,帶領公會所屬職員或工讀生執行會務,因此並沒有職務平行的同儕。

下屬:同業公會因會員數目不同而影響組織規模。一般來說,除了總幹事外,至少會編制行政秘書數名來協助總幹事處理會務。有些對業務擴展較積極的同業公會,還可能編制會務推廣等業務人員,來挹注公會財源。以下為相關工作的介紹:

  • 行政秘書:執行總幹事交辦工作,例如會計憑證、財務核章、會員聯繫、開會準備與會議記錄製作等。

  • 會務推廣人員:在不違背公會宗旨的情況下規劃與執行活動,增加公會收入。平時必須常與會員或廠商互動交流,了解業界動態與需求。

外部:總幹事必須常與友好團體,例如他縣市同業公會聯誼聚餐,互相支援彼此活動或企劃。此外,政府若有相關政令通知時,也必須前往參加會議以了解政令優缺點,通知會員了解需遵守事項或告知相關權利義務。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷:大學以上,社會學或商學等相關科系。
  • 經驗:非營利組織有其特殊的生態體系,與一般公司的工作經驗有些不同。若有基金會、公會或協會等相關工作經驗者較能上手。

特別知識和技能

  • 溝通能力:總幹事常與各界溝通,必須精準了解各方的需求,才能精準處理事情,讓會務順利推展。
  • EQ要高:面對理監事、會員以及廠商時,有可能會碰到對方出現許多不預期的情緒反應,高EQ的應對才能讓事情發展不致複雜化,讓大家聚焦並解決問題。

職涯發展

薪資展望:公會僱員經過基層歷練後,有機會在8至10年升任總幹事。公會總幹事起薪約3萬5,有經驗能力可獨立運作後,有機會上看4萬。

平均工時:正常上下班,除非是參加晚上會議後聚餐才較有機會加班。

工作機會:若想轉至一般非營利組織或是其他同業公會的工作,也多能輕鬆勝任。

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