董事長特助[] / []

職業心智圖
線上遊戲董事長特別助理
董事長特助_職業心智圖

董事長特助 (休閒業|線上遊戲|董事長室)  線上遊戲多媒體公司的營業主要以代理線上遊戲、維護伺服器、行銷及販售代理遊戲的遊戲點數、提供玩家社群客服等項目為主;其中,遊戲點數的販售主要是透過超商、網路等零售點做為業務鋪貨販售的通路;除了代理線上遊戲外,公司也可以成立研發部門,自行開發休閒款線上遊戲,同樣透過販售點數及套包商品等營業方式來增加營業收入。

董事長室的特別助理經由董事長聘任進公司,主要是負責協助董事長推動與董事長職責相關的業務事項,如董事長正在參與的專案或是洽商中的業務。一般來說,特別助理所跨足的工作範圍會比秘書來得更廣泛,除了基本的公文擬定與交遞、安排會議或客戶拜訪行程等工作之外,董事長室特別助理也常會被要求一起參加公司內部的例行主管會議。在參加這類由財務長或行銷長輪流主持的主管會議時,部門主管需要報告每週或每月的工作業務進展,並在會中協調需要相關部門配合的事項。通過加入這類會議,董事長室特別助理不僅可以知悉公司各項業務的進度及方向,也可了解公司是如何投注相關資源給內部或合適的專案來使用,並於會後適時向董事長回報會議的情況或提出建議。

就董事長與總經理的分工來說,總經理通常負責公司內部管理、訂立營運方針以及營運成長目標;董事長則是協同總經理去取得更多外部資金或資源。隨著公司成長,公司會開始尋求多角化經營的可能性,例如增加取得當紅動漫人物肖像權的海外授權業務、提高多媒體相關新軟硬體技術的研發投入、或是參與其他公司所屬集團/大股東的相關承包業務等,都可以是董事長及總經理為了因應市場景氣及國內外大環境趨勢而嘗試增加公司新業務的作法。當出現董事長所負責承接或輔佐總經理的專案時,董事長特別助理就必須協助董事長,協調爭取相關資源或人力,以利專案目標的順利達成。

職場

年度工作目標
   藍色   專案執行績效(60%)
紅色   募資執行成效(20%)
橘色   IPO文件協助(10%)
綠色   非常態工作參與(10%)
日常工時比重
   藍色   行程安排與內部會辦(40%)
紅色   董事長交辦專案執行(30%)
橘色   內部主管會議提報與記錄(15%)
綠色   財務部專案協助配合(15%)

績效評核

專案執行績效(60%):董事長直接交派各專案的執行績效。衡量標準為正確度、積極性、時效性。

募資執行成效(20%):在董事長、總經理、財務長、投資長等與外部潛在投資對象進行會議前,董事長室特別助理做為一個資料的重要窗口,需負責先行蒐集公司內部各部門的資料,並匯整成可向外部潛在投資人報告的簡報或供閱讀的文件資料夾。因此,董事長室特別助理必須熟悉公司內部行政運作、具溝通協調能力、以及對經手資料具備保密及管控的觀念。衡量標準為正確度、積極性、時效性。

IPO文件協助(10%):當公司有上興櫃或上市櫃的計劃時,董事長室特助若有財務專業背景,也可能被指派參加並協助財務部對內控文件準備的工作分配。衡量標準為協調能力、正確度、參與度。

非常態工作參與(10%):在公司快速成長階段,也會參與一些不隸屬特定部門的非常態性工作。董事長室特別助理有時必須配合支援人力彈性調控,因此最好能擁有多樣化工作背景及臨機應變的能力。衡量標準為參與度、積極度、準時。

工作內容

行程安排與內部會辦(40%):包括董事長行程安排、會議參與及記錄、董事長開支請款、內部簽呈及將請款申請文件送董事長簽核等。

董事長交辦專案執行(30%):董事長若有交辦專案,必須負責協助專案執行、蒐集資料、簡報製作、客戶約訪、會議參與並記錄等,也要隨時向董事長定期匯報專案進度並討論執行計畫。

內部主管會議的提報與記錄(15%):參加公司內部的主管週會及月會,進行會議提報並記錄,配合執行會議決議事項的相關工作,回報後續成果等。

財務部專案的協助配合(15%):當公司有上興櫃或上市櫃的計畫時,必須準備內控文件並搜集匯整內部募資文件,同時也要協助撰寫營運計劃書等。

崗位關係

內部上層:董事長室特別助理的直屬主管為董事長,特別助理的首要工作就是完成董事長交辦的任務。除了董事長外,特別助理也必須知道公司內部各主管,包括總經理、副總經理、理級及課級等單位主管所負責的業務,在溝通協調時才能更得心順手,避免被邊緣化的情況發生。

平行同儕:視董事長所負責業務的複雜情形,董事長室裡可能聘用一位或多位特別助理,由董事長指派彼此分工搭配方式。除董事長室的同仁以外,特助與所有公司同仁都可算是同儕關係。因為了解董事長職位的高度,同儕對董事長室特助們通常會相當客氣。董事長室特助對於機密事務必須守口如瓶,與同儕相處也要保持一定親和力,才能有效進行彼此的分工合作。

下屬關係:當董事長室有多名特別助理時,則會有資深新進或職位高低等關係。依據職場倫理,必須秉持對前輩尊敬,對新人友善教導與工作經驗分享,才能形成有效率的工作團隊。

外部客戶:對董事長室特別助理來說,公司的外部客戶以董事長相關的網絡人脈為主,可能包括請託工作機會的人、董事長親友團、銀行、投資人、外部董事、甚至學校老師或學生等。特別助理常會因為參與董事長會議或相關事項安排而遇到許多形形色色的人,最好都能記住大家的需求或特點,並以合適的方式各待之以禮,這也是要勝任特助工作必須具備的重要能力。

任職要求

教育程度/經驗

  • 教育程度: 大學或研究所以上。視董事長想推廣的業務內容或公司規模或客戶發展情形,有可能會要求商學或外語等特定系所。
  • 工作經驗: 一至二年工作經驗。若需要熟稔專案整合工作及具備協調能力,可能會要求三年以上工作經驗。

特別知識和技能

  • 若公司正值業務成長及資金需求階段,可能要求商學及財務能力,方便協助公司募資工作或專案業務。
  • 若公司屬多媒體相關類型公司,具有行銷業務能力會大大加分。
  • 具多種外語能力可協助董事長接待客戶或外賓。
  • 有汽車駕照並能駕駛公司車者,可協助董事長的外出行程。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 企業管理學(5). 行銷學(4). 財務管理學(3). 商用英文(2). 資訊管理(1)

職涯發展

薪資展望:董事長室特別助理的月薪約同課長級以上,NT$38K至50K不等,視個人的專業資歷有所不同。年終獎金約為二個月。

平均工時:責任制。每週40小時以上,仍需視配合董事長行程的情形而定。

內部升遷:董事長室特別助理的工作可以看成是公司幹部培養的孵化器。若能為董事長或公司創造價值,日後有機會轉調各部門發展。

外部轉職:董事長室特別助理的工作繁雜,若本身可以建立某領域的人脈或專業能力,如財務募資或業務行銷等,則可轉職財務分析人員或行銷業務人員等。

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