大學行政助理[] / []

職業心智圖
大學積體中心助理
大學行政助理_職業心智圖

大學行政助理 (教育業|科技大學|積體中心)  隨著台灣半導體與光電產業蓬勃發展,許多廠商都有材料分析與硬體除錯服務的需求。國內一些大學為了有效利用校內的材料分析設備,同時開拓財源,於是成立了諸如半導體電路或IC積體中心之類的單位,提供國內科技廠商做材料分析與電路修正的服務。LED廠客戶可以獲得晶粒故障分析服務,IC設計廠商也能讓快速讓IC產品量產。透過學校設備的有效運用,光電與積體電路廠商可以節省購買昂貴設備的經費,學校也獲得了活水注入,可謂一舉兩得。

積體中心行政助理的主要工作,就是與LED或IC廠商接洽,提供產品諮詢、服務報價、製作分析報告、以及收款並完成學校公文流程等工作。這個職位要負責與學習的東西可說全方位,因為一方面要了解簽約廠商來使用中心儀器的需求與時程,另方面也要了解學校中心的作業流程以及老師教授交辦事項。行政助理真的可以學到很多東西,也可以讓自己學會獨立完成許多工作。

職場

年度工作目標
   藍色   廠商接洽(40%)
紅色   學校對帳(40%)
橘色   報告製作(20%)
日常工時比重
   藍色   廠商採購催帳(40%)
紅色   廠商需求洽談(30%)
橘色   分析報告製作(20%)
綠色   校內公文流程(10%)

績效評核

廠商接洽(40%):行政助理必須時常與廠商接洽,包括寄送分析報價單、驗收單以及開立發票等,以提供廠商的報帳作業。衡量標準為報價速度、廠商客戶接洽的反饋等。

學校對帳(40%):助理人員必須跟學校核對每一筆廠商匯入的金額,完成學校的帳務作業。衡量標準為金額準確度、數字計算等。

報告製作(20%):製作結果分析報告給廠商,讓廠商明瞭每個項目的分析與結果,並提升學校中心的服務品質。衡量標準為服務品質、報告施作成效。

工作內容

分析報告製作(20%):由於送測廠商都想儘早了解分析的內容與結果,因此行政助理必須以快速又不出錯的方式把廠商的報告製作完成。

廠商採購催帳(40%):行政助理必須與廠商的採購人員確認匯款的時間與金額。由於每家廠商的匯款日期不同,在預定時間未完成匯款時,助理就要提醒對方採購,完成繳款作業。

廠商需求洽談(30%):助理人員與廠商洽談反應時必須快速且知道如何變通,才能達到廠商的要求,提供更好的服務給客戶們。

校內公文流程(10%):當有簽呈必須往上呈報時,行政助理必須了解國文的公文寫法。因為有事情要呈報給上司時,填寫公文的正確性與時效性是很重要的。

崗位關係

上級:校長及中心主管。行政助理每月都要呈報資料給單位主管知悉,例如單位的零用金使用狀況、產學計畫客戶使用儀器的分析量等。每個月都要將支出與營收呈報給單位主管了解,單位主管每年都會向校長報告年度的動態。

同儕:在學校擔任行政助理,每位校內同仁都是同事。遇到什麼問題只要向大家請教,就會獲得解決的方法。以積體中心來說,當工程師幫客戶分析完試片後,助理就要開始製作報告讓客戶知道這次分析的結果,同時開立報價單。工程師如果需要幫忙,助理就要立即協助,讓客戶享有更好的服務品質。

客戶:學校積體中心裡接觸的大多是LED或半導體產業的客戶。當客戶要預約使用儀器,助理就要安排行程。有時客戶急需分析樣品時,助理們就要馬上去拿樣品,再儘快施作分析報告讓客戶了解分析的結果。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷:專科以上,工科相關畢業。學校每個單位都有各自的需求,電子系規定要相關工科的科系如機械、電機、電子等。助理如果有相關背景,較能了解相關報告如何施作以及溝通時的相關術語。

特別知識和技能

  • 辦公室技能:EXCEL、WORD、OUTLOOK、POWERPOINT等。
  • 分析試片時必須有視圖能力與化學判斷,並了解如何使用辦公室軟體。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 電子學概論(5). 數學(4). 計算機概論(3). 國文(3)

職涯發展

薪資展望:大學行政助理的薪資約在2萬6千元至2萬9千元左右。學校行政人員多數都是約聘人員,依照合約時間聘用。正職職員較有保障,薪水也比約聘高,不會因為合約結束就沒工作。約聘職員只要老師的計畫案合約結束後,就沒工作了。

職涯地圖:如果希望能在大學裡有一份正職工作,建議可以先考取國家初等考試的行政職缺以取得正式職員的資格,並且先從約聘行政人員做起。私立大學約聘可以等待正職機會,只要學校裡正職人員退休或離職,就可以佔上缺額。公立大學正職則須經過考試,相對待遇會比私立大學好一些。學校行政人員雖然是基層人員,但可以學習應變與溝通能力,未來在許多領域都能找到適合自己的工作崗位。

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