基金會執行秘書[] / []

職業心智圖
執行秘書
基金會執行秘書_職業心智圖

基金會執行秘書 (非營利組織|文教基金會|董事會)  在機構所扮演的角色為掌管會務的運作。部分基金會不設有執行秘書,而以秘書長、主任取代之,若執行長下直設專案經理,則表示由執行長掌管所有會務,專案經理僅負責執行個別專案。

台灣的非營利組織(NPO)主要分為財團法人基金會與社團法人協會,按機構設立的宗旨目標有所不同,又以社會福利與文化教育為最多數。絕大多數的企業會成立文教或教育基金會,近十年間也有一些具有理念與善心的企業家,聯合成立基金會來共同支持某種理念與價值,跳脫傳統以個別企業為主的思維,為社會奉獻更多心力。

企業成立的基金會,按組織規模與運作模式員額在1至10人不等,與成立的基金金額無關。例如:許多以捐助計劃為主的機構,設立基金超過1億以上,卻也僅有1至2名工作人員。另有不少中型機構設立基金在1億以下,由於常舉辦活動,就雇用了多名專職人員。

在企業贊助成立的基金會裡通常會有執行秘書這個職位,原因是執行長多半是企業端高階主管、董事或企業家夫人/子女,執行長與執行秘書共同負有募款責任以及對外公關能力,執行秘書也必須負責執行長官交辦任務。

在非營利組織工作與企業最大的不同在於:「個人是否具有對社會的使命?個人認同的價值是什麼?」例如認同環境保育者,會希望能進入環保組織工作。倘若個人較少反思社會價值與使命為何,通常無法長期投入非營利組織工作,主要原因是非營利組織的升遷管道較少、待遇也受到限制。

職場

年度工作目標
   藍色   部門管理(40%)
紅色   年度策略與計畫(20%)
橘色   執行長官交辦任務(20%)
綠色   公關合作(10%)
紫色   董事會召開事宜(10%)

績效評核

年度策略與計畫(20%):年度計劃與策略擬定、整理年報。衡量標準為年度計劃是否落實執行。

部門管理(40%):督導各部門、各專案的執行進度與細節。

公關合作(10%):媒體曝光、資源募集與整合。

執行長官交辦任務(20%)

董事會召開事宜(10%)

工作內容

專案計劃管理:定期督導各項業務進行,協助同仁解決問題,連結資源。

會務報告:定期向上級報告各專案。

崗位關係

基金會的執行秘書對上必須輔佐執行長,對下則管理各部門運作,屬中階主管。

  • 上層:董事長(董事會)、執行長。
  • 下屬:企劃部門、行政部門。
  • 外部:與相關類似型態的基金會保持友好關係,組成聯盟也創造合作機會。

任職要求

教育程度/經驗

  • 教育程度:社福、教育、管理、大眾傳播等科系,大學以上,碩士佳。
  • 經驗:具非營利組織專職至少5年以上經驗、在學時期的志工/幹部經驗,具有相關基金會的執行秘書經驗,將是優先考量。
  • 語言:依據組織需求,多數企業型基金會要求中英語雙語。而中南部等地方型的機構,台語也是必要的溝通條件。

特別知識和技能

  • 提案能力。
  • 非營利組織管理經驗。
  • 市場分析與統計。
  • 財務管理/財務規劃、成本控制。
  • 溝通與領導能力。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 非營利組織管理學程。

工時薪水

薪資展望:均薪3萬8至4萬5,按資歷與責任擔當調整,最高可到5萬5。

平均工時:一週40小時,多數採責任制,加班按補休計算。

內部升遷:可升任副執行長或執行長,但機會不多。

外部機會:相關領域NPO組織平行或升遷,或找到個人使命與社會責任後自行成立協會組織。

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