校長秘書[] / []

職業心智圖
校長秘書_職業心智圖

校長秘書 (教育業|科技大學|秘書室)  校長秘書主要是協助校長處理學校內外之各項事務,通常兼負以下任務:

  • 基本工作目標:校長行程安排與聯繫、電腦文書處理、報表與文件檔案資料統整與管理、協調安排校內外各類會議、部門預算編列、擔負橫向與縱向之溝通協調角色,有時也需擔任部門之間或主管間溝通之橋樑、電話接聽與人員接待、會議記錄執行追蹤、校長及主管交辦事務處理。
  • 進階工作目標:提供分析協助決策、規劃組織指導及協調內部行政作業之執行、跨部門工作協調、公共關係事務之協調、談判能力、議題操作與危機處理能力、協助專案計劃評估承接執行以及整合管理暨追蹤能力。

近年私立科技大學校長的工作壓力與日俱增,校長秘書必須協助校長,讓如履薄冰的日子盡量不出差池地過下去。

職場

年度工作目標
   藍色   協助主管(50%)
紅色   行政工作(30%)
橘色   人事管理(20%)
日常工時分佈
   藍色   各部溝通協調(40%)
紅色   校長行程規劃思考(30%)
橘色   其他問題處理(10%)

績效評核

協助主管(50%):主管的工作範圍即為秘書之職責範圍。衡量標準為主管滿意度。

行政工作(30%):衡量標準為主管滿意度。

人事管理(20%):校長秘書必須協助校長處理校務,並協助主任秘書做出決策。因此,在人員配置上必須觀察並建議是否哪位秘書工作過重,或者誰的哪些工作可以由其他人或工讀生協助等,但相關建議並無最終裁定權。校長秘書的建議必須不帶有個人利益而應以學校為最大利益考量。衡量標準為主管滿意度。

工作內容

各部溝通協調(40%):校長秘書的溝通相關工作為連絡各單位主管傳達校長希望傳達的事項、或是協調所有主管召開臨時會議等。

校長行程規劃思考(30%):每日執行校長行程安排時,不僅必須考慮所有影響因素,如司機上下班時間、外縣市值勤住宿問題等。由於校長行程常常調整,必須保持彈性,因此每天都要不斷思考調整並更新。

跨單位、校外協調與公共關係事務(20%):大專校院會與外部上市櫃企業等進行各種合作案,秘書須協助溝通各項細節的進行,包含與企業聯絡人保持聯繫、溝通各項活動執行細節、企業希望如何呈現活動、並請公關室協助當日活動攝影等、最後再請公關室發新聞稿。

其他問題處理(10%):一般學校多設有校長信箱,接收來自學生、老師或外部的各種聲音。例如學生來信投訴系辦或教師、或直接告狀教育部後副本給學校、或抱怨各科系狀況、學校周圍民眾投訴等。校長秘書必須即時了解狀況後,依據問題屬性做出緊急因應措施,或交由負責單位處理。

崗位關係

上層:秘書室主要工作分配權與決定考績的權限為校長、主任秘書次之。秘書室主管為主任秘書,底下一般設有董事會秘書、校長秘書、副校長秘書,人數不定。一般來說,校長秘書平日工作內容主要為校長所交辦。

同儕:學校秘書室通常包含文書組、稽核組等,因此多半不只一位祕書,也不只一個組別,依各校編制不同而略有不同。校長秘書偏向獨立作業之角色,主要工作內容為校長所交辦,及各項需經由校長秘書理解整理後交辦予各處室執行的業務。由於董事會秘書與其他秘書因職責較不同,因此,校長秘書的部份工作會分配給副校長秘書或文書組其他同仁。

部屬:各個祕書底下會再配有數名工讀生協助秘書工作。

外部:因教授接洽計畫不同,或校長與外部洽談專案而必須接洽各種校外人員,包含各級學校、政府單位、民間企業、上市櫃公司人員等。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷:專科、大學或研究所以上。
  • 經驗:擔任過系助理、院助理、副校長秘書等升任或擔任過高階主管秘書者較為適當。因學校組成為三級三審制度,若無基層單位經驗,較難以理解整體校務之運作。

特別知識和技能

  • 必須獲得長官的信任,並具備誠實與正直的人格特質。
  • 必須能在短時間內看出問題,並找出正確的方法去解決問題的能力。
  • 身段夠柔軟、樂於溝通,低調,以面對內外部各種人事。
  • 情緒管理、時間管理、察言觀色、守口如瓶、保持彈性、危機處理能力、永遠想得比老闆多一步。
  • 必須注意國內外政治、經濟新聞。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 企業管理(5). 顧客關係管理(4). 財務管理(3). 管理會計(2). 行銷管理(1)

工時薪水

薪資概況:學校基本薪資約落在24,000至36,000左右,新人主要按照學歷不同予以核薪。學校並非企業,因此並不一定有每年調薪的狀況,主要依各校規定。

平均工時:校長秘書的工時基本上按照學校上下班時間,若有活動或外賓參訪時則不一定。

內部發展:原單位擔任秘書或擔任其他單位秘書。

外部發展:建立口碑被挖角到其他產業。

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