課程行政人員[] / []

職業心智圖

課程行政人員 (教育業|大學|推廣教育中心)  學校的推廣教育中心只要有開課,不管是社會人士還是學生都可以報名參加,但是有些課程會有特別規定。舉例來說,保母班就分補助班和自費班兩種,補助班就是要經過徵選考試以及身分規定,像是20歲以上失業者或是勞保在職勞工等等。由於每次條件都不一樣,所以還是要看當時的資格規定。自費班就比較不太限制,只要有興趣者都可以繳費來報名參加課程。

推廣教育中心的行政助理,主要就是要協助學校及政府開立課程。當收到開班訊息時,行政人員就要開始準備課程與發布課程訊息給需要的人,協助他們報名,並提供課程資訊洽詢等。

當大陸學校的骨幹教師來學校參訪時,推廣教育中心的行政人員就要安排他們參訪行程和課程,以讓他們更了解台灣的教育與文化,並進行課程上的交流。

職場

年度工作目標
   藍色   課程報名事宜(40%)
紅色   參訪老師行程洽談(30%)
橘色   參訪互動與活動安排(30%)
日常工時分佈
   藍色   參訪規劃(40%)
紅色   課程資訊公布(30%)
橘色   學員報名事宜(30%)

績效評核

課程報名事宜(40%):協助前來中心報名的學員收取報名費,填寫報名表,確認資格沒問題後,就會開始製作學員的相關資料與教材。衡量標準為現金的確認、報名資料確認無誤及傳送。

參訪老師行程洽談(30%):如果有學校要來參訪,就要開始與大陸學校那邊的負責單位規劃行程。衡量標準為行程的安排、溝通力。

參訪互動與活動安排(30%):要注意參訪活動的每個細節與安全性,若參訪人員有任何要求,行政人員要盡力協助,讓他們覺得來台灣這段時間有好印象。衡量標準為安全性、對任何事情的反應。

工作內容

課程資訊公布(30%):當準備要開立的課程確認後,就要公布在學校網站和公布欄給大家知道。此時也要尋找相關課程教課的教師,以完成每個課程的規劃。

學員報名事宜(30%):當學員來報名時,都要跟他解說相關訊息以及近日開立的課程。前來報名的學員都要填寫報名表以呈報給授課教師知道。當有學員報名時繳交了報名費,就要立刻當場開收據,以確定收到報名費。

參訪規劃(40%):如果有大陸參訪的老師們要來學校參訪,就要討論行程與課程,還要向飯店及餐廳訂位,提升參訪之旅的學習價值。

崗位關係

上級:中心主任及各個上司(校長、副校長、主任秘書)。開立一個班時,行政人員就要把課程表、預算表、報名資訊及各種課程的資料呈報給中心主任知道。若有問題就要跟主任討論,直到把課程規劃好才能去安排授課教導的老師。接下來,要寫簽呈呈報給長官們告知此課程開立授班的相關資訊,有時還要邀請長官在課程開班當天來致詞,讓大家對課程更有信心。課程內容大多由系主任那邊了解課程的內容,例如開立保母班時,幼保系主任就會發布課程內容,並提供每個課程任課老師的資料給行政人員,以便發佈相關訊息。

同儕:當事情忙碌的時候,同事間都要互相幫忙。每個同事都有各自負責的班級,當大陸的骨幹老師來參訪時,同事們就要互相支援,有的訂午餐、有的幫忙規畫行程、有的解答大陸老師所詢問的問題。每位同事的職責都不一樣,有些負責失業者訓練班、有些負責在職進修班、有些負責政府補助班、或是證照專業訓練班。每位行政人員通常負責2到3個班級,學員們若知道報名課程的行政人員是哪一位,有問題可以方便他們尋找,所以負責班級的壓力不會太大。

報名學員:當有學員來報名課程時,都要請他們填寫報名表、確認課程並收取報名費。開班前要製作名牌和簽到簿以便學員們上課時能夠簽到,時數合格就可以領到結業證書。若接到學員電話問問題,就要馬上為他們解答並處理解決。學員結業時會請他們填寫中心的滿意度意見表,因為表格會呈報給長官們,所以我們也會用最好的方式來服務大家。

參訪老師:每年暑假可能會有大陸各地的老師來台參訪學校,這時就要規劃行程資料與收費金額,與大陸相關洽談人討論。參訪時任何細節都要注意,選定的餐廳也要謹慎,因為要考慮預算,所以行政人員就像個導遊,要注意來台參訪老師們的安全,行程還要規劃一些台灣景點,負責活動的行政人員就要跟出去,像導遊一樣負責門票付費、人數計算以及跟司機討論出發地點等。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷:大專院校或是大學學歷。
  • 經驗:有獨立完成事情的能力與反應,具有相關經驗者為佳。

特別知識和技能

  • 精通文書處理電腦技能:EXCEL、OUTLOOK、POWERPOINT、WORD。
  • 公文格式相關知識:因為要常常寫公文簽呈,必須具有國文公文格式相關知識,也要處理一些報名的資料。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 計算機概論(5). 國文(4). 數學(3). 英文(2)

工時薪水

薪資約2萬6到2萬8左右。

推廣教育中心在學校裡可以說是比較辛苦的一個單位,因為除了要開班課相關事宜,還要處理大陸參訪老師團到校參訪的安排與規劃。但是在中心裡可以提升到解決問題的能力,對外接觸的人也多。雖然這個職位辛苦,但如果在這個職位慢慢的學習,將來肯定面對任何工作都很有幫助。

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