薪資委外代管的流程如何進行?  人資顧問公司的業務分享 | 服務 | 怡東人事顧問

怡東人事顧問
Carewell Group
公司類型HR人事顧問
統一編號70523522
公司地址台北市松山區復興北路99號9樓
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傳真號碼(02) 2718-0456
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怡東人事顧問公司數十年來與台灣許多中大型企業的人資夥伴合作,提供包括課程、訓練、測評工具乃至人資顧問服務,除了希望幫助人資夥伴提升工作效率與品質,也期待能分擔一些平日常規工作,讓企業人資夥伴可以專注在對自家公司更有價值的核心業務。其中,薪資代管服務(Payroll Outsourcing)就是怡東人事希望能分擔客戶人資夥伴的服務項目之一。

近年來,薪資代管服務在國外早已蔚為風潮,歐美許多公司不分大小採用這服務的願意很高,讓公司能將資源集中在公司產品或服務本業。台灣隨著跨國企業與外商企業越來越多,薪資代管的觀念也逐漸為本土企業所接受,常見企業類型簡單整理如下:

  • 跨國企業:由於跨國企業的薪資制度通常較為複雜,因此他們很願意透過薪資委外代管來節省當地的人資編制與成本。
  • 集團企業:集團企業由於擁有許多子公司,因此通常會委外薪資代管,以減少管理成本。
  • 外包業者:外包業者必須處理大量的員工薪資作業,因此通常會委外薪資代管。
  • 醫療業者:由於醫療業者雇用許多員工,必須處理大量的薪資作業與人力資源,因此通常會委外薪資代管。
  • 金融集團:金融業者必須遵守複雜的財務和稅務法規,委外薪資代管可以確保薪資管理的準確性和合法性。

薪資代管的流程

薪資代管分工
職務分工魚骨圖
我們的團隊

薪資管理作業

【一】薪資代管服務提案

人資顧問公司在了解客戶公司的業務型態、員工組成、組織架構、公司文化以及相關政策後,會指派公司的人力資源顧問設計出適合該客戶的薪資代管方案。人資顧問公司的業務人員會協同人力資源顧問向企業客戶進行簡報,溝通並確認薪資代管的需求內容後,才會進行服務合約的簽訂。人力資源顧問在提案前大致必須進行下列作業:

  • 確認客戶需求:人事顧問公司的業務人員會先與客戶公司進行溝通,了解客戶的需求目標、營運策略以及現有人力資源狀況等相關資訊,再交由人力資源顧問制定出最適合客戶的薪資代管方案。
  • 進行市場調查:人力資源顧問會依據客戶所處產業進行市場調查,以便了解產業薪資與福利水平,以提供後續客戶要進行薪資及福利方案調整時可以參考。

在這個階段,人事顧問公司主要負責的職務是人力資源顧問。人力資源顧問必須具備市場調查、資料分析、薪資福利制度設計等專業技能,並與客戶公司的人資夥伴進行溝通,以便了解客戶公司的需求並制定最適合的薪資代管方案。

【二】薪資代管系統建置

人事顧問公司的資訊人員會將薪資代管客戶的數據資料彙整,建置於人事顧問公司內部的薪資代管資訊系統之中。

  • 客戶資料彙整:了解客戶的薪資結構,取得客戶員工薪資與績效資料如員工姓名、薪資金額、績效或業務獎金、支付方式等。並確保資料的完整性。
  • 系統參數設定:根據客戶的需求和政策來設定相關的系統參數,以確保系統運作正常。
  • 薪資系統測試:進行客戶的薪資系統測試,以確保系統運作正常,薪資資料正確無誤。

透過內部薪資代管電腦系統的協助,薪資代管人員能詳細且完整記錄客戶的員工薪資相關資料,讓後續的薪資管理作業與製表流程能更有效率的進行。

【三】薪資核算與報表編製

薪資代管人員每月都必須蒐集並整理客戶員工的工作時數、薪資明細、津貼等薪資相關資料,並依據客戶的薪資政策進行薪資計算,包括工資、獎金、福利等。完成薪資核算後,薪資代管人員還必須製作客戶的薪資報表,包括員工姓名、薪資明細、稅前稅後薪資、繳稅金額等訊息。並在確認薪資核算的結果沒有遺漏或錯誤後,向客戶遞交銀行薪轉檔案與薪資報表等報告。

薪資核算與報表製作是薪資代管人員的重要工作,除了必須對客戶的薪資政策及財務條件有深刻了解,也必須具備良好的計算能力和報表製作技能。倘若客戶對報表內容有疑問,薪資代管人員也必須能夠向客戶解釋薪資核算過程以及其他詢問。

【四】協助客戶的稅務處理

依據薪資代管的服務合約內容,薪資代管人員可能必須核對客戶員工的薪資資料,並依稅法規定計算勞健保等相關稅費。除了必須填寫申報稅務文件如稅單與所得扣繳憑單之外,也必須協助企業客戶處理稅務相關的問題,以確保員工稅務的處理能夠符合稅法的規定。執行這項工作必須具備基本的稅務知識,薪資代管人員倘若遇到自身無法處理的問題,就必須求助人資顧問公司裡的財務人員或稅務顧問,以確保企業客戶的稅務處理符合政府法律的相關規定。

【五】提供薪資法令相關諮詢

人事顧問公司會提供企業客戶有關薪資或法令的諮詢,包括稅務法規、薪資福利、勞動契約或薪資法令等。人事顧問公司會依據問題屬性指派法律顧問、勞資專業人員或人力資源顧問協同薪資代管人員一起為客戶解惑,並提供建議給客戶參考。以薪資福利諮詢為例,人事顧問公司可以提供的服務如下:

  • 薪資激勵制度規劃:協助客戶進行薪資結構的分析,如薪資水平與薪資組成等,並與客戶一起制定或調整薪資與激勵政策,並確保其符合法律要求和市場情況。
  • 員工福利規劃管理:協助管理和規劃各種薪資福利計劃,包括員工退休金設算與提撥、社會保險、健康保險、退休計劃、假期獎金等。

以薪資相關法令及勞動契約的諮詢部分,人事顧問公司可以協助客戶了解並遵守相關法規,以確保公司的薪資制度符合法令要求。具體的諮詢內容可能包括:

  • 薪資制度分析:確認薪資制度是否符合相關法令規定,如加班費、特休、假日加班費等。
  • 勞動契約檢核:針對公司與員工簽訂的勞動契約進行審視,確認是否符合法令要求與業界水準。
  • 制定相關規章:例如員工手冊、薪資政策手冊等,提供員工必要的資訊,並可作為公司薪資制度的依據。
  • 勞資處理建議:如工作爭議、勞資糾紛等,提供處理建議供客戶調解協商時參考之用,以確保公司運營順暢。

薪資代管人員必須具備一定的問題解析、資料分析和協商溝通能力,才能與公司裡的顧問團隊合作,為客戶提供更好且符合法律規定的薪資福利或勞動合約的規劃建議。

薪資委外代管的趨勢已成形!

對於需要處理大量員工薪資的公司來說,委外薪資代管可以幫助人資夥伴節省時間和成本,同時也能確保薪資管理的準確與合法。

怡東人事察覺企業夥伴們對薪資代管服務的需求後,這些年來在公司裡培訓了許多有經驗且能力強的薪資代管人員,為國內許多企業提供專業且有效率的薪資代管服務。怡東人事的專人專案模式,以「即時」、「正確」與「機密」三大原則深入了解客戶的服務需求,經由溝通討論後為客戶量身訂作薪資管理標準,並在有效的時間內為客戶處理、提供正確薪資計算明細及人員薪資單,節省了業主人員許多的作業時間,且相關業務資訊全部保密。

展望未來,隨著薪資委外代管的市場快速成長,怡東人事也將秉持服務與品質至上的信念,與企業人資夥伴共同攜手努力。