軟體專案經理要做什麼?(上)  顧問案的目標在於找出業主痛點 | 分享 | 瞻新資訊

瞻新資訊有限公司
Anbon Software
公司類型軟體專案開發
統一編號50875169
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聯絡電話(0975) 273-573
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Line官方@anbontw

很高興「職涯大數據」編輯對我們瞻新資訊提出邀稿,希望公司能推出一位代表,以軟體公司某職務的角度來分享他(她)曾經手過的專案,讓有志於軟體業的年輕學子們能更了解軟體公司的職場生活。

由於去年我們瞻新資訊曾經在「職涯大數據」分享了「系統分析師」、「前端工程師」與「後端工程師」的職業心智圖,以及「APP專案開發」的職務分工魚骨圖。從職務分工魚骨圖裡,大家應該都會注意到有一份很有趣的職務「軟體專案經理」,這位專案經理在整個魚骨圖裡貫穿了各個階段,有如整個專案的保母一般。當我們公司老闆在挑選為「職涯大數據」分享專案經驗時,立刻就想到了我這位「專案經理」,希望由我接下這次邀稿的分享工作!

軟體公司專案經理有別於其他產業,除了溝通能力之外,還要懂軟體!

以下我將先前經手過的一家西式糕餅店的專案為例,以專案經理的角度為大家分享我的工作經驗吧!

開始之前

職務分工魚骨圖
APP專案開發

軟體顧問案的流程
  • 需求確認:透過訪談了解業主的需求
  • 正式提案:軟體公司提出解決方案
  • 完成雛形:以線框搞或MVP呈現系統雛形
  • 接案報告:提出UI設計稿與流程圖等結案
瞻新資訊的客戶群

軟體外包案的合作模式?

目前業界的軟體外包案,主要合作模式有三種,簡述如下:

  • 顧問案:軟體開發承包商會將業主的需求,以書面文件提出可執行的解決方案。顧問案的執行過程通常會分為訪談、提案、雛形設計、結案報告等四個階段。
  • 執行案:當軟體開發承包商接到委外軟體執行案時,開發商會先審視顧問案的文件內容,從執行面確認可以合理執行後,就會分派人員開始執行。執行時通常包括UI流程驗證、程式開發、測試驗收等三階段。
  • 統包案:大部分的情況,業主會將顧問與執行同時交付給同一家軟體開發商,以一條龍的方式來完成前期顧問和後期執行的工作,這就是統包案的情況。

接下來我們就以西式糕點店鋪的實例,先來聊聊軟體顧問案的執行內容吧!

軟體顧問案的流程

階段一:如何透過訪談了解業主的需求?

軟體專案經理在訪談階段的重要任務,就是要先了解業主在糕點店鋪維運過程中的所有作業流程,並從這些既有流程之中理解業主所遇到的痛點或問題點,專案經理必須針對這些流程,研擬出數位或電腦化的可能作法。這次的專案經過兩次共約六小時與糕點店鋪業主的訪談後,我大致整理出業主過去在人工作業流程之中,產生的一些不太順暢且常導致錯誤的情況,簡單整理如下:

  • 顧客下單:店員在店鋪櫃檯或電話接單後,必須將顧客及訂單內容輸入至Excel檔,店員輸入過程可能出錯且無法建立自動化流程控管。
  • 廚房生產:廚房主管必須從彙整訂單、糕餅生產數量與日期,到食材備料的數量與日期等,透過人工估算再登錄至Excel表。過程中不但耗費人力,估算錯誤的話也會造成食材或糕點成品的浪費。
  • 物流配送:對於糕點成品的出貨和物流配送,必須由廚房指派專人安排,同樣也是以人力維護 Excel表的方式來處理。倘若遇到顧客改單,Excel表格無法掌握出貨量與配送分派量的即時變化。

透過糕點店鋪的作業流程情境分析,我將業主既有作業流程的問題點歸納如下:

  • 缺乏準確性與即時性:業主內部使用的Excel表單,包括客人訂單、廚房生產、食材採購與物流配送等,都必須由員工輸入。倘若輸入資料錯誤或是其中一個環節表單內容有些更改,其他表單卻無法即時連動反應。
  • 客戶資料缺乏管理:業主的客戶資料也是建立在Excel表單裡,建檔的依據架構在客戶的物流配送需求,因此來店自取的常客居然沒有客戶的建檔資料。此外,客戶的意見問題主要由店員當場處理解決,事後也沒有建立客服資料庫,將重複性問題以及相關的解決方式記錄下來。
  • 缺乏老客戶行銷策略:業主過往並沒有系統性建立客戶以及產品購買資料,過往的節日促銷資訊只以海報形式貼在店門口,不但無法即時讓忠實客戶精準的獲得促銷訊息,也無法透過網路行銷傳達給新的潛在客戶。
  • 無法掌握即時庫存資訊:店鋪裡的糕點進進出出,檯面上、廚房裡的糕點數量一直在變化,店員與廚房人員都無法掌握糕點的即時存量,有時會造成糕點製作過多或不足缺貨的問題。

階段二:如何向業主正式提案?

當我完成糕點店鋪業主的訪談後,與老闆評估成案可能性後,我們公司就將顧問案工作小組成立,此階段的小組成員包括業務人員、系統分析師、UI/UX設計師與專案經理(我)。工作小組成軍後的第一個任務,就是開會討論分析業主的需求與問題點,準備向業主提出我們瞻新資訊的軟體系統平台解決方案。

以這家糕餅店鋪來說,店家的規模雖然不大,但卻是麻雀雖小五臟俱全。因此,我們的解決方案就要涵蓋各部門裡的運作人員,就其職務在業務執行過程中必須完成的任務,將各職務的標準作業程序(SOP)文字化,再以各職務的視角擬定出數位/電腦化的軟體系統解決方案,簡單說明如下:

  • 櫃檯人員:櫃檯人員介面必須區別出員工身份,櫃檯人員登入後可以透過現金、信用卡或電子支付等方式幫客戶結帳,售出的糕餅品項後系統也將自動將庫存統計表即時更新。
  • 包裝人員:包裝人員最需要了解的資訊,就是要知道當天有哪些糕點品項要包裹寄送,過往也必須自行擅打列印出貨單並決定要聯繫哪家物流公司來取貨。我們規劃的包裝人員介面,系統會自動產生當日包裹內容品項,自動產生出貨單並建議要聯繫哪街物流公司來取貨。
  • 廚務人員:過去業主都是請廚房人員用白板來記錄糕點品項的生產項目與數量。我們提出的店鋪電腦系統,將透過大螢幕與電腦系統聯線,即時顯示糕餅庫存以及當日必須生產的糕點品項,系統同時也會自動檢查庫存食材是否足夠,並建議食材訂購的數量與日期。
  • 業務行銷人員:根據業主陳述,過去店鋪業務人員要花費許多時間檢視彙整FB或Line群組的訂單訊息。為了方便業務人員操作且不致漏失訂單,我們提出的系統將整合FB與Line訊息,結合至業務人員專用的訂單管理介面。另外,我們也將不同訴求的整合行銷頁面,讓業務行銷人員可以透過Line官方帳號的快速下單頁面進行VIP重點行銷,也可以依據廣告投放與效益分析,建議FB的廣域行銷策略。
  • 會計人員:系統每日結帳,我們提出的系統會自動產出會計人員所需要的日報表、週報表以及月報表等。另外,若有應收與應付帳款,系統也會自動提示,讓會計人員有所準備。

顧問案工作小組將提案意見彙整後,以糕餅店鋪各個職務視角繪製了流程圖與心智圖並完成簡報。由我與公司業務一起拜訪業主進行提案後,很高興獲得了糕餅店業主的認同,當日完成顧問案的合約,這個專案也順利的啟動下一個階段的作業。

階段三:如何完成系統的雛形?

顧問案進入第三階段後,工作小組裡最忙的人就是系統分析師(SA:System Analyst)。根據西式糕餅店的提案,系統分析師要開始把系統頁面定義出來。從使用者登入畫面後,必須根據使用者的職務類別進入到該職務的操作頁面。每個職務工作頁面都必須規劃相關的工作按鈕,並根據每一種工作流程,從起始、操作到結束,將頁面的關聯性關聯性建立起來。

由於絕大部分的業主都是軟體外行人,工作小組在規劃系統雛形時通常會以近似最簡可行產品(MVP:Minimum Viable Product)或是視覺稿(Mockup)的方式呈現,方便與業主溝通。

工作小組在內部溝通時,除了運用MVP或Mockup之外,還會透過統一建模語言(UML:Unified Modeling Language)或線框稿(Wireframe),讓成員對系統功能有一致的解讀。線框稿也就是產品初步發想與骨架圖,內容可以涵蓋系統所需功能,產品經理透過線框稿能與軟體工程師達成精準溝通的目標。

倘若團隊或業主對系統某部分功能的可行性有疑慮時,可能會請軟體工程師先將該區塊的重要功能部分完成,讓業主確認功能是否合用。以這次的糕餅店專案為例,我們就先完成了行銷人員最常使用的Line官方帳號與店舖系統的整合,直接讓業主見識到新系統可以帶來的便利性。

第三階段完成了糕餅店鋪系統雛型的線框稿Wireframe後,接著就進入了顧問案的第四階段,也是最後的一個階段。

階段四:如何完成顧問案的結案報告?

有了線框稿之後,瞻新資訊的專案工作小組就可以進一步實現系統畫面的個別設計,小組同仁們的分工與任務簡述如下:

  • UI設計稿:UI/UX設計師會針對系統每個使用介面進行畫面設計,可以從「這畫面要做什麼?」的角度去思考,設計每一個頁面的功能介面與佈局樣貌,包括字體、顏色、圖案與背景等,完成系統的UI設計稿。
  • 流程圖:系統分析師在深入理解糕餅店舖的現行作業流程後,會將UI/UX設計師所完成頁面的相互關係建立起來,思考不同角色的使用者能否以最流暢的方式完成他的作業流程,來完成系統的流程圖。
  • 資料庫架構:系統分析師根據系統規劃需求來設計糕點舖專屬的資料庫,包括軟體系統所需的表格、欄位、格式、索引等資料,也必須將業主過去多年所累積的Excel資料,包括員工資料、客戶資料、廠商資料、食材資訊、糕點品項資料等,視需求彙整至新設計的資料庫之中。
  • 系統架構:系統分析師會將整個系統架構以心智圖和文字說明來完整定義。從過去業界許多案例經驗可以了解,倘若系統架構定義不完整,後續執行案階段就會出現許多問題。因此,此階段負責執行的系統分析師必須擁有豐富的業界經驗,才能產生品質與可靠度高的系統架構文件。

如同蓋房子一樣,建築師事務所必須將房屋設計圖完成,營造廠才能按照建物藍圖施工。倘若施工藍圖標示不明或可行性出問題,勢必影響後續的房屋施工,就算真的將房屋建好,業主住進去後發現問題多多,可能才是災難的開始。軟體顧問案就像是建築師的房屋施工圖,有經驗的軟體顧問公司能深入理解業主的問題與優化方法,進而完成一個有價值且可靠的軟體顧問報告。瞻新資訊從事軟體顧問多年,對許多行業的客戶都累積了豐富的軟體規劃經驗,能將複雜的流程圖和系統架構清楚表達,拿到我們顧問案報告的執行單位也都能清楚順利的完成軟體平台,多年來在同業之中也累積了許多口碑與好評。

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