業務助理  飯店旅館/業務部 | 【小礦工】

年度工作目標
   黃色   業務人員輔助(60%)
橘色   成案後續作業(20%)
紅色   例行文書溝通(20%)

業務助理是協助業務人員的角色.

業務人員大部份時間都在外頭拜訪客戶,業務助理大部份都在辦公室協助接聽客戶電話,處理團體訂房相關業務,即時回覆客人簡單的需求問題.讓客戶不用等到快下班時,才能得到業務的回覆.業務去開發團體住房客戶,若團體確認成團,業助即可在飯店內處理後續作業流程,像是準備合約,收取訂金,在系統內更新團體資訊等等.如此一來,業務人員可以再去開發更多生意.

職場

績效評核

業務人員輔助(60%):協助初步了解客戶的住宿會議需求,再給業務去報價.之後再協助初報價書和追蹤客戶。衡量標準為回覆的速度,報價單是否正確,追蹤的進度等。若是已有簽訂合約價的公司,就要協助回覆。但其他報價主要由業務人員處理。折扣也是要詢問過主管。

成案後續作業(20%):協助已確認團體的後續作業。簽訂合約,追蹤訂金,住宿名單,會議時程,尾款衡量標準為團體資料的完整度。

例行文書溝通(20%):一般辦公室例行文書作業和其他部門溝通。衡量標準為準確度,協調性。

日常工時分佈
   黃色   客戶追蹤與服務(50%)
橘色   成案團體後續作業(40%)
紅色   文書作業與歸檔(10%)

日常工作

客戶追蹤與服務(50%):接聽客戶來電,回覆郵件,追蹤客戶。

成案團體後續作業(40%):進行已確認團體的相關作業。準備與相關部門開會的會議資料,跟客戶收集團體資料(名單,特殊需求,團體的行程)

文書作業與歸檔(10%):合約等相關書面資料歸檔。

崗位關係

上層:最直接的主管是業務人員(有些團隊再上去有經理),部門協理,部門職位最大的是總監.通常最直接通報的人是自己負責的業務人員,他們出差或休假時,才會比較多機會需要回報給協理.

同儕:通常較大的酒店的業務部,會在照產業別去區分小組,通常區分為whole sales team-主要負責旅行社來的住宿會議需求單 / corporate team-主要指一般公司行號來得住宿會議需求單,所以同儕是別的小組的業務助理.

若是已有簽訂合約價的公司,就要協助回覆。但其他報價主要由業務人員處理。折扣也是要詢問過主管。

任職要求

教育程度/經驗

  • 學歷:一般要求大學畢業或以上.基本的英文程度是必需的.若是精通英文或是他國語言,有加分的作用.
  • 經驗:未限定要有從事飯店經驗.

特別知識和技能

  • 基本的文書處理作業系統.
  • 中等的英文程度,或是他國語言.

工時薪水

薪資成長:業助一般薪資可達30,000~33,000

業務助理算是儲備的業務人員。有業績抽成獎金,但助理沒有背負個人業績,所以抽成獎金主要是看整個團隊有無達到預算去發放。

工作機會 :未來有極大的機會可升遷為業務人員,再來是業務經理,業務協理,若是工作成績非常亮眼,外語能力相當好,也有機會可升遷至總監.基本上蠻有未來發展性的.也可申請內部轉調至其他部門發展甚至申請國外分公司轉調,不過要到國外發展的話,從業務人員開始才比較有機會.