董事長特助  線上遊戲/董事長室 | 【小礦工】

年度工作目標
   黃色   專案執行績效(60%)
橘色   募資執行成效(20%)
紅色   IPO文件協助(10%)
綠色   內部專案參與(10%)

線上遊戲多媒體公司,主要營業以代理線上遊戲、維護伺服器、行銷及販售代理遊戲的點數收入、並進行玩家社群客服等項目;玩家點數收入主要透過超商、網路等零售點為業務鋪貨販售通路;除了透過代理遊戲外,公司也成立研發部門,進行研發自製休閒款線上遊戲,自製遊戲也同樣透過販售點數及套包商品來增加營業收入。

公司的資金來源有股權資金及債權資金,透過股權資金投資公司的就是公司的股東,透過債權資金借款給公司就是公司的債權人(如銀行等),公司會成立董事會並選任董事長及總經理,總經理向董事會呈報及負責,董事長則向董事會呈報及負責。總經理通常負責公司內部管理及訂立營運方針及營運成長,董事長的工作之一,則是協同總經理取得更多外部資金資源;並且伴隨公司成長,公司會開始考慮更多多角化經營的可能性,例如增加取得當紅動漫人物肖像權的海外授權業務、投資多媒體相關新的硬軟體技術研發、或是公司所屬集團/大股東的其他相關承包業務,這些都是董事長及總經理會因應市場景氣及未來國內外大環境趨勢,而嘗試增加的公司新業務,目標是讓公司業績及收入成長、增加營業利潤、並且朝向股票公開發行及上市櫃,讓募資更加多元性、並有效增加公司價值目標前進。

董事長室的特別助理是經由董事長聘任進公司,協助董事長推動相關事項的一個職務,視目前董事長正在進行的專案或洽商的業務來指派相關工作,通常特別助理需要跨足的工作會比秘書更廣更多,除了基本的公文文書交遞工作、會議或拜訪客戶行程聯繫安排外,董事長室特別助理也可能會被邀請參加公司內部例行的管理主管會議,這個管理主管會議可能由財務長或行銷長輪流主持,所有部門主管參加會報每週或每月工作業務進展,並協調相關部門配合事項,董事長室特別助理則可以在此會議中了解公司業務進度及方向,適時向董事長回報、並且投注相關資源給內部使用。

在董事長、總經理、財務長、投資長等人會參與的外部潛在投資對象會議或準備募資簡報資料上,董事長室特別助理也會成為一個主要窗口,負責囊括蒐集公司內部各部門提供的各項資料,再整合成外部潛在投資人需要的簡報或文件資料夾,因此董事長室特別助理必須熟悉公司內部行政運作、具溝通協調能力、以及具經手資料的保密及管控觀念。

若公司有上興櫃或上市櫃等準備,董事長室特別助理如果有財務等專業背景,則也會被指派參加財務部及內控文件準備單位的分配工作進行,在公司正在快速成長階段,有一些並非特定部門常態性的工作,則董事長室特別助理會化身為支援部隊進行彈性人力調控及支援,因此多樣化工作及臨機應變也是相當重要的。

職場

績效評核

專案執行績效(60%):董事長直接交派各專案執行績效。衡量標準為正確度、積極性、時效性。

募資執行成效(20%):募資簡報及資料蒐集執行績效。衡量標準為正確度、積極性、時效性。

IPO文件協助(10%):公司IPO的內控文件專案協助績效。衡量標準為協調能力、正確度、參與度。

內部專案參與(10%):公司內部部門專案協助及會議參與積極度績效。衡量標準為參與度、積極度、準時。

日常工時分佈
   黃色   董事長行程安排與內部會辦(40%)
橘色   董事長交辦專案執行(30%)
紅色   內部主管會議提報與記錄(15%)
綠色   財務部專案協助配合(15%)

工作內容

董事長行程安排與內部會辦(40%):董事長行程安排、董事長會議參與及紀錄、董事長開支費用拿發票向內部請款、內部簽呈及請款申請送董事長簽核。

董事長交辦專案執行(30%):董事長交辦專案執行,蒐集資料及簡報製作,客戶約訪、會議參與及記錄、向董事長定期會報進度及討論。

內部主管會議提報與記錄(15%):公司內部主管週會及月會參與、會議提報及記錄、配合事項執行及回報。

財務部專案協助配合(15%):上興櫃的內控文件準備、募資的內部文件蒐集及整合、營運計劃書撰寫協助。

崗位關係

內部上層:董事長室特別助理的直屬主管就是董事長,特別助理的工作即使繁忙,董事長交辦工作仍是最首要的。除了董事長外,其他公司內部各主管,包括總經理、副總經理、理級及課級等單位主管,特別助理都需了解其職位及負責業務,在溝通協調及協助上會更加得心順手,也才不會被邊緣化或默默排擠。

平行同儕:董事長室裡,是董事長業務需求,可能應聘一位或多位特別助理,彼此的分工搭配,會由董事長來指派。除了董事長室以外的所有公司同仁,都可算是同儕關係,由於同儕會了解董事長職位的高度,因此通常對董事長室特別助理也會相當客氣及尊重,董事長室特別助理也必須守口如瓶的拿捏上,保持一定的親和力,跟大家以同事關係進行工作合作。

下屬關係:董事長室裡頭,除非有多名特別助理,則會有資深、新進關係,或職位高與低區別,在職場倫理中,對前輩尊敬、對新人有分享的友善,都是可以去培養的工作氣氛及受歡迎的因素。

外部客戶:對董事長室特別助理來說,公司內部的各主管包括總經理,都算是一種外部客戶關係,培養好關係,並且在必要時刻展現個人專業,都是很重要的關係維護原則。除了公司內部主管外,外部客戶則包括了形形色色的董事長人脈網,可能有來請託工作機會的、或是董事長的親友團、銀行及投資人、外部董事、甚至包括學校老師或學生等,都是董事長室特別助理會因為參與董事長的會議或相關事項安排而遇到的認識的前輩。董事長室特別助理必須圓滑地將大家不同的需求記住,待之以禮,是最重要的工作部分。

任職要求

教育程度/經驗

  • 教育程度: 大學或研究所以上,視董事長目前推廣業務、以及公司規模性質而定,可能會要求商學或外語特定系所畢業。
  • 工作經驗: 一至二年工作經驗以上要求,若需要更熟稔的社會整合能力,可能會要求三年以上工作經驗。

特別知識和技能

  • 若公司正值業務成長及資金需求的新事業階段,商學及財務能力是必須的,可以協助公司在募資及業務等專案。
  • 若公司屬性為多媒體相關,若有行銷業務能力,也是大大加分。
  • 多種外語能力是相當重要的能力之一,可能會有董事長的客戶或外賓接待等需求。
  • 有汽車駕照、並能駕駛公司車者為佳。能配合董事長外出行程而駕車。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

  • 企業管理學(5). 行銷學(4). 財務管理學(3). 商用英文(2). 資訊管理(1)

工時薪水

薪資展望:董事長室特別助理的月薪約為課長級以上,NT$38K~NT$50K不等,視個人專業資歷而調整。

平均工時:每週40小時以上,責任制,以及配合董事長行程而定。

內部升遷:董事長室特別助理的工作也是一種公司幹部培養的孵化器,若能夠快速融入公司、並且為董事長及公司創造價值,也會有未來轉調各部門的機會,年終獎金約為二個月。

外部轉職:董事長室特別助理的工作繁雜,若本身可以建立某領域的經歷,如財務募資、或行銷業務,則轉職時可以轉向財務分析人員、或行銷業務人員。