宴會業務專員  觀光旅館/宴會業務部 | 【小礦工】

宴會業務部專員主要負責宴會廳訂席業務。承接活動類型：會議、婚宴、一般餐會宴席、記者會、小型時裝秀…

場地：飯店提供不同坪數大小的宴會廳、會議室，部分活動會使用到飯店餐廳或客房的場地，宴會廳、會議室可視為空場地，提供飯店既有相關設備，客戶也可自備。

目標：依照客戶需求由宴會業務專員提供相關建議與飯店相關服務，與餐飲部、客房部、資訊部、工程部…飯店各部門聯繫串連，將客戶每一場活動畫下完美句點。

基本上，宴會業務專員的工作範圍很廣泛，會依照客戶不同的需求需與各相關部門協調與當中間的溝通橋樑，若飯店無法配合也需要替客戶想最接近的替代方案，力求客戶的活動能圓滿落幕。

個人業績(30%)：每個月個人負責的活動營業額。衡量標準為活動營業額。

客戶回饋意見函(10%)：衡量標準為郵件、意見函。

自身平常表現(60%)：包含出缺席、活動安排專業度、與其他部門配合度等。衡量標準為主管觀察。

客戶報價事宜(5%)：客戶詢價、依活動需求與性質安排合適場地，並提供客戶報價，之後追蹤。

場地環境介紹(10%)：與客戶實際介紹場地環境，部分活動會搭配住房需求，所以對飯店房間需有一定程度的了解。

合約書處理(5%)：提供正式合約書，部分客戶會現場與專員核對合約內容，部分客戶會修改合約書內容。

活動前準備(45%)：與客戶逐一核對活動相關細節，包含：活動使用桌椅、擺設平面圖、相關餐飲與現場服務需求、特殊活動配合事項，若客戶有場地佈置或活動相關廠商，也需逐一確認客戶的配合廠商佈置…內容是否會違反飯店相關佈置規定。活動前七天將活動所有相關內容彙整成BEO(Banquet Event Order，宴會訂席單)發放給相關部門。

活動日前確認(5%)：與相關部門重點式確認BEO上的活動細節。

活動當日現場處理(20%)：活動開始前須到現場確認相關安排是否確實，是否有臨時異動之處。活動中途在飯店待命，活動結束後表達謝意。

了解同業專案與情況(10%)：因客戶舉辦活動會多方比較不同類型的場地，所以需了解不同類型的飯店與宴會會館的場地、優劣勢與相關報價習性，以利報價時更有彈性與客戶接洽。

上級：宴會業務部專員的上級主管一般為宴會業務部協理或經理。

同儕：當宴會業務專員休假會安排一位職務代理人(其他宴會業務專員或負責助理)，客戶若於休假期間有問題可找職務代理人，飯店宴會廳活動與其他部門會密切配合，包含宴會廳現場服務、餐飲部外場服務員&內場廚房、客房部、乃至工程部、資訊部…，與其他部門維持良好人際關係很重要，以下為互動較多的其他部門合作情況：

• 宴會廳外場：宴會業務專員負責與客戶確認所有活動相關安排，宴會業務專員會依客戶的特殊需求事先詢問宴會廳主管是否可以執行或者有替代方案（例如：場地平面圖、服務動線...）活動現場服務與擺設由宴會廳外場依照宴會業務專員提供的BEO執行，所以專員需與宴會廳外場人員密切配合，確認活動服務與場地擺設與客戶需求一致，活動期間的臨時調整客戶會直接與宴會廳外場確認，宴會廳外場若無法決定會再詢問宴會業務專員（例如：臨時增加的設備費用是否有折扣...）。
• 餐飲內場：大部分活動會有餐飲需求，包含茶點、一般桌菜、酒會...，少數客戶會提供食材給飯店入菜（例如：客戶主推的酒品），宴會業務專員需與主廚協調換菜或食材入菜的問題。
• 客房部：部分活動客戶會有住房需求，尤其現代人喜宴常將客房當成迎娶、文定儀式的場地，宴會業務專員需與客戶確認訂房相關需求。
• 工程部：部分客戶若有自備機器可能牽涉到大型電力或弱電需求，此時需請工程部評估是否會有跳電等疑慮。
• 資訊室：部分客戶會有網路相關連線等資訊相關需求會請資訊部門協助。

部屬：一般宴會業務部依部門大小會配置一至三名宴會業務部助理，一位宴會業務部助理同時間會協助數位宴會業務部專員，由宴會業務部專員交辦代為準備報價、合約書、部分活動代為聯繫…

外部客戶：客戶一般為自行洽詢、轉介紹、到客戶公司拜訪為主。

教育程度/經驗

• 學歷：一般要求為專科或大學以上，科系不拘。
• 經驗：一般會要求在國際觀光旅館有一年以上的相關經驗。入職後會內部訓練一段時間通過測試才會正式接觸到外部客戶。
• 語言：因會接觸外國客戶，所以對英文會有一定程度的要求，若會多國語言有加分。

特別知識和技能

• 電腦操作：絕大多數的宴會業務都以電腦系統管理，所以對電腦操作、OFFICE軟體會有一定程度的要求。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

• 銷售技巧：5
• 餐飲旅館相關知識：5

薪資成長：新手宴會業務部專員起薪約在26,000元左右，因飯店等級與區域起薪落差較大，部分宴會業務部專員起薪有機會到38,000元，每一間飯店加薪幅度不同，年終平均1-2個月。

平均工時：每天固定上班工時9小時，配合活動量需加班，部分提供加班時間日後補休、部分為責任制，依飯店接待中心營業時間需配合輪值早晚班。部分飯店週休二日，假日有活動需配合值班。部分飯店以月休的天數計算。

內部升遷：宴會業務部專員有機會晉升主任、副理、經理、協理。

外部轉職：對宴會廳現場服務有興趣可轉至宴會廳現場服務、餐飲部門、訂房業務。