活動執行人員  活動公關｜企業部 | 【小礦工】

由於台灣勞基法中有員工福利法規定企業需提撥一定比例金額供員工福利使用，50人以上的台灣的企業內即有職工福利委員會這樣的組織(簡稱福委會)，福委會每年進行員工福利的安排，因此可聽到像是員工旅遊、生日禮金、尾牙…等員工福利活動的產生。

而活動公關公司主要工作就是替福委會辦理活動。

福委會小型的公司，會是公司的員工兼任，大型的會有專職福委這樣的設置，但公司內部要辦理較為大型活動，像是運動會、尾牙…時即面臨人手不足、或是創意缺乏，福委會就會找活動公關公司來提案及協助辦理。

活動公關會理解客戶需求是要辦理多少人的活動、哪一種類型的活動、活動的目的以及是否有什麼特殊需求，進行提案，雙方簽約後，即按約執行替客戶服務辦理。

活動需求確認與執行(50%)：與業務確認客戶之需求，站在客戶的立場替客戶著想是否需要增加什麼項目，怎樣安排活動使賓主盡歡。衡量標準為長官詢問客戶是否滿意服務。

滿意度與活動獲利情況(50%)：與企劃確認，活動提案中要的規格，找尋廠商進行比價、工時、執行細節。對於公司的獲利精準掌控，不可超支。衡量標準為活動成果是否客戶滿意以及有達到長官規定獲利標準。

客戶需求確認與準備(60%)：與企劃確認過他提案的金額報價不高於成本。與業務/企劃一同進行提案。與客戶擬定合約 / 開會 /或MAIL確認活動的要求，EX: 尾牙可以拱董事長加碼，但是不可以拱總經理，活動一定要在9:30前結束，場內小活動要每一桌都玩到…。根據客戶要求，進行跟廠商溝通，例如場地、餐飲、美工製作物例如舞台背板，小禮品、抽獎程式、showgirl 、主持人、表演嘉賓…。

活動前準備(30%)：撰寫流程、主持人手卡，準備會議資料，當天組長會議、工讀生募集及訓練。

活動日執行(10%)：以尾牙活動為例，活動日當天，活動執行人員會分成若干組別，並由資深兩位分別擔任總控及福委窗口，在活動開始前確認各組的工作進度。總控會以對講機跟每一組人確定下一個進行的流程以及突發狀況的解決，福委窗口會跟在福委身邊，及時傳達福委意見。場地、音響硬體組確認相關硬體在時間內完成、門口會有迎賓組處理摸彩券、簽到、發放禮品…等，舞台組則負責表演來賓、主持人以及音樂，餐飲組控制出菜速度。…視客戶活動大小細分為多個組別。若有員工表演會進行員工表演彩排，待主持人到場，開始進行總彩排，與主持人溝通今日流程及客戶長官有哪些需要提醒的重點…等等。正式活動開始後，各組工作簡述如下：

• 迎賓組：負責同仁報到、摸彩券蒐集/散場時的疏散人潮。
• 活動組：迎賓小活動。協助舞台組。
• 舞台組：場內宣導例如喝酒不開車，請投摸彩券…。安排主持人、表演嘉賓、長官上下台、摸彩執行。
• 餐飲組：控制出菜速度、同仁的酒水補充 。

活動公關目前工時方面都是責任制，要隨時on-call (電話待命)，依照每間公司不同制度，分成以下兩種：

• 一條龍式：客戶業務開發 – 製作企畫案 - 提案 - 執行至結案，都是同一人負責。
• 階層式 : 客戶業務開發(業務部) -- 製作企畫案(企劃部) – 提案(業務部/企劃部/執行製作 共同出席) – 執行至結案 (執行製作負責)，由不同部門分工執行。

以下介紹分層級的活動公關公司的相關工作：

上級：公司負責人/經理-負責分配哪位執行製作接哪一個企劃案，並且規定獲利下限須達到多少。

同儕：

• 業務部：負責對外開發了解哪間廠商有提案的需求，帶企劃部同仁一同拜訪了解客戶預算及需求，跟公司內部確認是否提案，一直跟到合約簽訂，一路都會維持與客戶良好關係。
• 企劃部：根據客戶要求製作簡報，將客戶預算做好規劃及報價。與業務及活動執行人員對客戶進行提案。
• 活動執行：客戶有合作意願，根據提案的內容對客戶負責擬定合約，並且根據擬定的內容以及報價的項目，進祥廠商的洽詢，溝通所有細節直到活動完成，並且製作結案報告、發票請領款項及內部回帳。

部屬：平常工作上執行製作無部屬設置，或公司有實習生或工讀生可能keyin一些資料等協助，活動當天執行會請工讀生協助。

教育程度/經驗

• 學歷：一般要求為專科或大學以上畢業，科系方面傳播相關科系、企管系等都算較有相關性，外國語文類型的科系在強調可製作雙語活動的公司也很受歡迎。
• 經驗：有做過相關傳播工作者，例如電視節目、經紀、音響公司…者佳。

也會願意接受一些具有熱誠的無經驗的工作人員。但一定是需要在校內有社團幹部、辦活動經驗等。 特別是有主持能力者為佳。在校時建議也可找相關的工讀工作，多了解工作環境。

特別知識和技能

• 文字與溝通能力：在自傳、來回信件上面不可以有錯別字的情形，以及能否清楚且坦白表達個人經歷。工作上談話大忌是不懂裝懂，會被覺得不可信任，在公事上經常需要使用email來回確認雙方意見，打出錯別字也會被覺得專業程度很差，活動公關工作上會經常製作邀請函、活動手冊…等文宣品，錯別字會使人質疑無法完成校稿的工作。
• 跟人應對進退的禮貌以及外表給人的第一感覺：公關業第一印象乾淨、專業是最基本的，由於主要工作是執行公司福利的活動，因此對於來參加的公司員工即使有無理的要求都必須要有基本的禮貌，因此在面試時，有些公司會有禮貌方面的測試。

薪資成長：起薪約在2萬5千元左右，能夠替公司做好獲利控管，公司會調薪，或是透過轉換公司另談條件，目前分階層最高待遇約為5萬元左右。一條龍式作法薪資可至5-10萬。這個行業跟景氣相當有關係，在景氣不好時公關活動會大量減少，因此也有些公司是採取底薪+獎金的制度。

工作機會：可以成為獨立接案的公關，盈虧自負。或是尋求主管職，成為執行製作的經理。也可轉作其他類型的公關活動(ex: 記者會、展場…等)。