商務中心秘書  商務中心/業務管理部 | 全方位商務中心

無論是租戶或客戶，一走進商務中心就可以看到商務中心秘書。由於商務中心提供了客戶許多服務，例如訪客接待、代接電話、信件包裹收發、即時簡訊email、機動支援等，這些服務工作也是由商務中心秘書來執行。因此，中心秘書可說是整個商務中心的靈魂人物，也是影響商務中心風評與品質的最關鍵職務。

依據據點大小或租戶數目，商務中心會依各據點規模配置適當人數的秘書。倘若編制不小，秘書之間所負責的職務會有有所偏重，例如有的主要負責外部客戶接洽、有的負責內部租戶服務。倘若有空置的辦公區域，還會有業務導向的秘書來執行招租等業務工作。有些工作例如包裹信件寄送可能必須外出執行，也可能會有專責的秘書來處理相關業務。

商務中心秘書最重要的任務，就是要讓租戶感到安心、可靠與專業。除此之外，秘書也必須營造商務中心裡的大家庭氣氛，讓租戶覺得自己是商務中心團隊的一份子。商務中心有了秘書們來活絡整個中心的氣氛，才能建立租戶們提升長期承租的忠誠度。

準時到班出勤(20%)：商務中心的上班時間與大多公司行號一致，原則上希望商務中心秘書能於上午8:45到班，先做簡單整理後，9點即可在自己的崗位上用微笑迎接到來的客戶們。下班時間為6:00，秘書在巡視完環境、簡單清潔後，離開前會關心仍在加班的客戶，道聲加油再離開。衡量標準為出勤記錄。

租戶服務品質(40%)：商務中心秘書除了處理店長交辦事項外，也必須接待訪客、接聽電話、收發信件包裹以及機動支援或服務租戶，秘書的熱心服務直接影響了商務中心的工作氣氛與品質。衡量標準為租戶滿意度調查。

承租業務維繫與推廣(40%)：秘書若能與據點租戶保持良好的關係，將影響客戶是否能繼續承租或使用商務中心的服務。此外，秘書也必須接待有意承租的潛在客戶，若能了解據點優勢並有效推廣，也可有效提升商務中心的經營績效。衡量標準為既有租戶續租率及新戶簽約數。

商務秘書服務(30%)：提供承租客戶所需之秘書服務，例如掃描傳真、會議室預約、接待客戶的訪客、協助客戶叫件、簽收客戶包裹等。

分店行政業務(20%)：商務中心秘書必須負責商務中心的信件包裹收發業務，確實登記個別客戶的文件並簽收。每天必須整理當天信件與發票，依自取、郵寄或放置客戶辦公室來進行後續處理。此外，秘書必須接聽電話並依來電客戶需求確實轉達給承租戶。秘書也必須負責核對承租客戶的租金及匯款帳務。

環境與設施維護(20%)：秘書必須維護商務中心軟硬體等設施之正常運作，並巡視環境整潔、照顧植栽、檢查備品是否齊全以及解決突發事件等。

承租業務開發(30%)：商務中心秘書必須維繫既有客戶，並開發潛在新客戶。除了聯繫追蹤新客戶，也必須確保相關溝通事項達到既有客戶的期許，以利後續合約的簽訂。

上級：商務中心秘書的上級為分店經理。分店經理負責管理帳務，並控管各分店承租的客戶數量。分店經理必須以中立角度處理事情，依序解決各分店的突發狀況，並適時鼓勵同事間的互動，營造分店同事間的向心力。

同儕：商務中心秘書的同儕為其他分店秘書。分店秘書們的工作據點雖有不同，但仍須時常進行資訊與工作經驗交流，例如彼此分店客戶的公司或業務資訊，讓不同據點的秘書們接觸到該客戶時可以有參考資訊，與客戶溝通業務時能提供更多協助。秘書們也必須將自己所遇到的特殊狀況讓同儕們了解，透過即時呈報、立即討論、及時更正，讓秘書們都能累積到疑難雜症的經驗。秘書們願意分享且持續充實自己，才能讓商務中心的營運提供最堅實的後盾。

外部客戶：商務中心秘書工作時必須接觸到各種類型的客戶。秘書們除了要拿出細心與責任感，快速反應之外，最重要的是要具備高EQ情商去面臨所有的突發狀況。即使遇到不合理的要求，也要能敏銳觀察客戶的需要，多一份用心才能取得客戶的無價信任。

教育程度/經驗

• 學歷：專科以上。
• 經驗：不拘。

特別知識和技能

• 高EQ與危機處理能力：商務中心對於突發狀況要有當下隨機應變的能力，即使無法馬上為客戶解決問題，也要讓客戶感受到積極處理及感同身受。例如承租客的辦公室漏水，秘書可能必須立刻化身為水電工，即時無法當場解決問題，也會讓客戶覺得商務中心會盡心盡力為他們處理。
• 貼心細心與服務熱忱：由於商務中心的業務屬性，秘書們每日必須面對各種類型的客戶，應對進退的方式也就會因人而異。因此，秘書們如何展現貼心與細心，讓各種客戶感受到服務熱忱，就必須仰賴自我調適並展現樂在其中的態度，來創造彼此的雙贏局面。
• 獲得客戶的信賴感：許多客戶在成立公司前，常常會有很多不清楚的地方。秘書們如果能更設身處地為客戶著想，從公司成立到請領發票ㄧ路陪伴，從經驗分享給客戶們，就能取得客戶的專業肯定與對商務中心的信賴感。

薪資成長：新手商務中心秘書的起薪約2萬8，二至三年後可達3萬。

平均工時：上午8:30到班，下班約在下午6:00。每週40小時，加班機會不多。

工作機會：商務中心秘書隨著資歷累積，有機會晉升為商務中心分店的店長。若對行銷推廣有興趣，也可嘗試從事商務中心的行銷企劃工作。