行政助理  外資劵商/行政部 | ytlin  粉讚 3

證劵公司內部的廠商維繫以公司基本行政事務相關。

證劵公司除了對於客戶的交易以及經營面之外（稱之為前台交易室），另外就是內部對於每天交易量統計，軟硬體廠商的維繫，以及基本郵件處理（稱之為後台行政部門)。行政部門看似無關緊要，但卻是維持一間公司正常運作的小部門，譬如一家公司，尤其是證劵公司，對於門禁安全管理是非常重視的，而行政部門就是管理門禁出入問題以及與門禁廠商聯繫最安全的管理方法。另外，公司基本所需的，譬如文具，生活用品，辦公室的家具，這都是行政部門需處理的部份。再來就是每天的掛號信的紀錄，因為證劵公司對於每一封進出的掛號信都須嚴格控管，避免有洩漏個資的問題產生。行政部門也需安排每年公司的員工旅遊，以及員工獎勵金發放。行政部的人員也需將前一天的證劵股票交易的紀錄統計成報表，發給各部門主管參考改進。

統計交易量(50%)：統計前一個交易日的交易量。月底需統計該月的交易總量。衡量標準為數字準確度，細心度。

信件與傳真(10%)：每日信件領取以及登記發送每日進出傳真紀錄。衡量標準為準確快速送達，細心度。

進出門禁異常查詢(30%)：每日下班前查詢當日進出門禁異常紀錄並檢討問題點。衡量標準為降低異常紀錄，與廠商溝通問題點。

其他(10%)：訪客接待、國外主管接待、員工旅遊的安排、員工三節以及生日獎金發放。衡量標準為細心度。

統計交易量(20%)：統計前一個交易日的交易量，月底需統計該月的交易總量。

信件與傳真(20%)：每日信件領取以及登記發送、每日進出傳真紀錄、文具與日常生活用品需求登記。

進出門禁異常查詢(30%)：每日下班前查詢當日進出門禁異常紀錄並檢討問題點。

其他(30%)：訪客接待、國外主管接待、員工旅遊的安排、員工三節以及生日獎金發放。

內部上層：行政部門會把每個禮拜的事情彙報給行政部門的主管（經理），再來就是會報給財務長。層級不多，因為很多緊急的事務需要即時下決定，匯報給財務長會是最正確的，過多的層級會造成緊急事務被拖延。

平行：行政部門每天會跟全公司的同事接觸，除了給每位同事簽收信件，也會結合個同事的需求去進行採購。

下屬關係：行政部門無需管理員工。

外部客戶：對於行政部門的外部客戶，就是公司的廠商，會與廠商談採購的折數。

教育程度/經驗

• 學歷：基本的需要大學畢業，由於是在外商證劵公司，公司內部的同事溝通書信都是用英文，所以英文是最基本的要求。
• 經驗：行政是個需要一直去聆聽與接受需求的部門，所以經歷並不需要太多，只需要能一一去執行所收到的任務即可。另外，由於是外商公司，公司會要求員工至少要喜歡運動，外商公司認為會運動的人就是個重視自己身體健康的人，是個比較有責任感的人。

特別知識和技能

• 對於證劵金融業有些許認知，進公司的適用期過後就會開始要求參加考試。

與職務相關的學校修課 ( 課程名稱 : 重要性5>4>3>2>1 )

• 英語基本能力（聽說讀寫）5

薪資：剛入取的薪水為三萬八，每年調薪兩千至三千是考績而定，入行三年即可調薪到四萬三。外加每三節一節有六千獎金，生日獎金一千，員工旅遊金一年三萬六，年終尾牙基本參加獎一萬。 假期：一年即可有21天年假，其中有十天需要連續休假不得進公司以及使用公司郵件，這十天會有公司稽核人員去查您使用過，瀏覽過的紀錄，避免內線交易。

未來發展：進入外商證劵公司後，可多去其他部門瞭解工作內容，譬如分析師，或是前台交易部，或是後台還有財務部。雖然這些工作都需更專業的證照，但是這些部門都皆有助理職缺，可把行政部門當做可以了解全公司的職務，也真的由有行政部是能真正去接觸每個部門的職務。然後有興趣後可以再換到其他部門的助理，再過個幾年也許可以真正加入分析師或是財務部的行列。